Her er en (forhåpentligvis) grei forklaring på når du skal bruke utgående brev og når du skal bruke notater, og hvilken type møtereferat.
Pr i dag har vi 2 arkivskapere i ePhorte:
- Malvik kommune (Her inngår alle virksomheter og avdelinger, skatteoppkreveren i Værnesregionen, Arbeidsgiverkontrollen i Trøndelag, NAV Malvik (flyktning og sosial)
- Malvik Næringsutvikling
Utgående brev:
Ved korrespondanse mellom arkivskaperne, eller til personer/virksomheter utenfor arkivskaperne skal utgående brev benyttes.
- Når Malvik kommune sender et dokument til Malvik Næringsutvikling eller andre utenfor kommunen skal utgående brev benyttes
- Sender vi dokument som skal både til saksbehandlere/virksomheter innenfor Malvik kommune og eksterne mottakere skal utgående brev benyttes
- Ansatte regnes som eksterne mottakere - utgående brev skal brukes
- Økonomi og lønn er Stjørdal sitt ansvar og dermed eksterne mottakere – utgående brev
- Malvik Næringsutvikling – kun utgående brev
Vi har 2 typer notater:
- Notat N – krever oppfølging og havner under ”Mine restanser” til mottaker (Avsender krever at mottaker ”svarer” på notatet.)
- Notat X – krever ikke oppfølging og havner under ”Til orientering” til mottaker.
Når vi sender et dokument innenfor arkivskaperen skal vi bruk Notat, enten X eller N.
Sendes dokumentet til mottakere både i og utenfor arkivskaperen skal utgående brev benyttes.
Møtereferat:
Mal for møtereferat finnes både som utgående brev og som notat.
Gjelder møtereferatet personer utenfor ”arkivskaperen” må det skrives som et utgående brev. Er det mottakere både i og utenfor arkivskaperen skal utgående brev benyttes.
Av og til gjelder møtereferatet kun internt innenfor arkivskaperen men navnene på møtedeltakerne finnes ikke i ePhorte. Da kan notat brukes og møtedeltakerne/kopimottakerne settes kun i selve tekstdokumentet og ikke på journalpostnivå.
