Arkiv:

• Etter avklaringer med Norges Kommunerevisorforbund, Riksarkivaren og Det kongelige Kultur- og Kirkedepartement (se brev fra Kontrollutvalgenes sekretariat Midt- Norge IKS datert 22.05.09) er det avklart at den som utfører sekretariatfunksjonen er arkivansvaret. Det betyr at det er Kontrollutvalgsserkretariatet i Midt-Norge IKS som er ansvarlig for vårt arkiv og de må forholde seg til arkivet ihht arkivloven
• Avsluttede arkiv, f.eks når det blir valgt ny sekretær, skal avleveres til kommunen
• Eldre arkiv, 20 - 25 år, skal avleveres kommunen

Saksbehandling:

• Alle dokumenter knyttet til kontrollutvalgenes virksomhet legges kun inn i saksbehandlingsprogammet hos KonSek og arkiveres der.
• Alle møtepapirer fra Kontrollutvalget legges på KonSeks hjemmesider under Malvik
• Saker fra KonSek som skal behandles i kommunestyret legges inn i vårt sak/arkivsystem av utvalgssekretær
• I saken til kommunestyret tas det inn både innstilling, behandling og endelig vedtak fra kontrollutvalgets behandling