Arkivorganisering
Malvik kommune har så langt som mulig sentralisert tjenestene for post og arkiv, og arkivtjenesten er plassert på Rådhuset.
Alle, unntatt de som har egne fagprogram for klientbehandling, skal bruke sak/arkivsystemet ePhorte for all journalføring, saksbehandling og arkivering. Skolesekretærene er ansvarlig for journalføring av inngående dokumenter på skolene, mens arkivtjenesten er ansvarlig for journalføring av alle andre dokumenter.
All post skal stiles til Malvik kommune, postboks 140, 7551 Hommelvik, og arkivtjenesten er ansvarlig for både papirbasert postmottak og elektronisk postmottak.
Arkivtjenesten er også ansvarlig for å kvalitetssikre alt som blir produsert i ePhorte.
Oversikt over sak/arkivsystem og fagprogrammer for journalføring, saksbehandling og arkivering:
| Program
|
Innhold
|
Arkivering
|
Sikringstiltak
|
Merknad
|
| Ephorte
|
Journalføring, saksbehandling og arkivering av alle dokumenter som ikke inngår i andre fagsystem
|
Fullelektronisk i ePhorte
|
Åpen sone
|
Inneholder sensitive opplysninger
|
| Unique velferd
|
Journalføring og saksbehandling av klienter innen sosial
|
Papir
|
Sikker sone
|
|
| Unique Familia
|
Journalføring og saksbehandling av barnevernssaker
|
Papir
|
Sikker sone
|
|
| Unique Profil
|
Journalføring og saksbehandling av klientbehandling innen omsorg
|
Papir
|
Sikker sone
|
|
| Visma PPI
|
Journalføring og saksbehandling av klientbehandling innen PPT
|
Papir
|
Sikker sone
|
|
| Oppad barnehage
|
Barnehagesystem
|
Integrert med ePhorte. Arkivverdige dokumenter blir overført.
|
Åpen sone
|
|
| Oppad skole
|
Skoleadministrativt system
|
Arkivverdige dokumenter blir journalført i ePhorte i tillegg
|
Åpen sone
|
SFO er integrert. Det jobbes med integrering av Oppad skole
|
| Visma Kulturskole Cetus
|
Musikkskolesystem
|
Arkivverdige dokumenter blir journalført i ePhorte i tillegg
|
Åpen sone
|
Elektroniske søknader kommer autmatisk inn i både Cetus og ePhorte
|
| Winmed Allmen (Profdoc)
|
System for legekontor
|
Papir
|
Sikker sone
|
Legene driver privatpraktisering, men pasient- journalene er Malvik kommuens eiendom
|
| Winmed Helsestasjon (Profdoc)
|
System for helsesøster
|
Papir
|
Sikker sone
|
|
| Skatt (Ergo)
|
Skatteregnskap
|
Papir
|
Sikker sone
|
Dokumenter vedrørende administrering av Skatteoppkreveren i Værnesregioen skal inn i ePhorte
|
Ansvarlig for hvert enkelt fagprogram er dataansvarlig på virksomhet/avdeling hvor programmet brukes.
Oppbygging av ePhorte
Arkiver (arkivskaper):
| Kode
|
Betegnelse
|
Fra dato
|
Til dato
|
| MKARK
|
Saksarkiv for Malvik kommune
|
08.05.08
|
|
| MEARK
|
Saksarkiv for Malvik Eiendom KF
|
08.05.08
|
01.07.10
|
| MNARK
|
Saksarkiv for Malvik Næringsutvikling
|
25.03.10
|
|
Journalenheter:
| J.Kode
|
Betegnelse
|
Fra dao
|
Til dato
|
Publisering postliste
|
| JMK
|
Malvik kommune
|
08.05.08
|
|
Ja
|
| JME
|
Malvik Eiendom KF
|
08.05.08
|
01.07.10
|
Ja
|
| JMN
|
Malvik Næringsutvikling
|
25.03.10
|
|
Nei
|
Arkivdeler:
| Kode
|
Betegnelse
|
Arkivskaper
|
Fra dato
|
Til dato
|
Arkivering
|
| ARBEMNE1
|
Saksarkiv –Arbeidsgiverkontrollen i Trøndelag
|
Malvik kommune
|
01.03.09
|
|
Elektronisk
|
| EMNE1
|
Sakarkiv Malvik kommune
|
Malvik kommune
|
08.05.08
|
|
Elektronisk
|
| BARN
|
Barn i barnehage – Malvik kommune
|
Malvik kommune
|
08.05.08
|
|
Elektronisk
|
| EIENDOM
|
Fellesarkiv for byggesaker, delingssaker, eiendommer, gårdsarkiv – Malvik kommune
|
Malvik kommune
|
08.05.08
|
|
Elektronisk
|
| ELEV
|
Elevarkiv – Malvik kommune
|
Malvik kommune
|
08.05.08
|
|
Elektronisk
|
| FLYKTNING
|
Personmapper flyktninger – Malvik kommune
|
Malvik kommune
|
08..05.08
|
|
Elektronisk
|
| PERSONAL
|
Personalarkiv – Malvik kommune
|
Malvik kommune
|
08.05.08
|
|
Elektronisk
|
| PLAN
|
Planarkiv – Malvik kommune
|
Malvik kommune
|
08.05.08
|
|
Elektronisk
|
| SKEEMNE1
|
Saksarkiv – Skatteoppkreveren i Værnesregionen
|
Malvik kommune
|
08.05.08
|
|
Elektronisk
|
| UTV
|
Utvalgsdokumenter
|
Malvik kommune
|
08.05.08
|
|
Papir (innbinding)
|
| MALN-EMNE1
|
Sakarkiv Malvik Nærignsutvikling
|
Malvik Næringsutvikling
|
25.03.10
|
|
Elektronisk
|
| MEKF-EIEND
|
Eiendomsarkiv Malvik Eiendom KF
|
Malvik Eiendom KF
|
08.05.08
|
01.07.10
|
Elektronisk
|
| MEKF-EMNE1
|
Saksarkiv – Malvik Eiendom KF
|
Malvik Eiendom KF
|
08.05.08
|
01.07.10
|
Elektronisk
|
| MEKF-PERS
|
Personalarkiv – Malvik Eiendom KF
|
Malvik Eiendom KF
|
08.05.08
|
01.07.10
|
Elektronisk
|
|
|
|
|
|
|
|
Ordningsprinsipp:
| Ordningsprinsipp
|
Betegnelse
|
Type
|
| EMNE
|
K-kode fagklasse/fellesklasse
|
EH
|
| K-TILLEGG
|
K-kode tilleggsklasse
|
EH
|
| GID
|
Grunneiendom-ID
|
GID (Gård- og bruksnummer)
|
| PERSONAL
|
Personalmappe
|
Fødselsnummer
|
| PLANID
|
Planid
|
Planident
|
| ELEV
|
Elevmappe
|
Fødselsnummer
|
| BARN
|
Mappe barnehagebarn
|
Fødselsnummer
|
| FLYKTN
|
Personmappe flyktning
|
Fødselsnummer
|
Tilgangskoder:
| Tilgangskode
|
Betegnelse
|
| A
|
Ansettelsessaker
|
| BA
|
Barnehagesaker (mapper på barnehagebarn)
|
| D
|
Disiplinærsaker
|
| E
|
Elevsaker
|
| FL
|
Flyktning
|
| MU
|
Møtebehandling
|
| P
|
Personalsaker
|
| U
|
Unntatt offentlighet
|
| V
|
Varslingssaker
|
Alle er autorisert for tilgangskode U, begrenset til sine egne saker. Andre autorisasjoner er gitt ut fra ”need to know”-prinsippet, dog kun innenfor virksomheten/avdelingen.
