Fra og med 01.01.13 går vi fra papirbaserte til elektroniske møtebøker. Det løses på følgende måte:

Det er opprettet en arkivdel som heter Møtebøker i ePhorte

Det opprettes en sak pr utvalg pr år:

• Tittel: ”Møtebok + utvalg + årstall” (Eks: Møtebok kommunestyret 2013). Møtesekretær er ansvarlig for å opprette sakene (husk å velge riktig arkivdel)

I hver sak legges det inn 2 journalposter pr møte:

• Innkalling med vedlegg: Tittel: Innkalling 12.01.13 (Bruk eksisterende innkalling som finnes på I-området). Møtesekretær er ansvarlig. Dokumenttype X
• Underskrevet protokoll. Tittel: Protokoll 12.01.13. Møtesekretær er ansvarlig for å skaffe underskrevet protokoll i hht politisk reglement og arkivet skanner og journalfører protokollen på saken. Dokumenttype X.
• Dersom det er saker som er unntatt offentlighet lages det 2 innkallinger/protokoller, tilgangskode U, og med teksten unntatt offentlighet til slutt.