Post
Posten blir åpnet av arkivet. Arkivuverdig post sendes PPT. Arkivverdig klientpostpost journalføres av arkivet i fagprogram for PPT (PPI), annen arkivverdig post journalføres i ePhorte. Er det nye henvisninger sendes disse til PPT for opprettelse i fagprogrammet. Alle dokumenter som er unntatt offentlighet legges i omslagsmappe som merkes tydelig med PPT.
Journalføring
All klientpost på klienter hvor det er opprettet klientmappe, journalføres av arkivet. Opprettelse av nye klienter (henvisninger) journalføres av PPT og lista med oversikt over klienter ajourføres av PPT.
Saksbehandling
All klientbehandling skal foregå i fagprogrammet og generell saksbehandling i sak/arkivsystemet.
Det føres en elektronisk liste med oversikt over klienter. Lista inneholder navn, fødselsdato, henvisningsdato og når klientmappa er overført til bortsettingsarkiv, fjernarkiv og til avlevering. Saksbehandlerne ajourfører denne lista når saker hensettes til bortsettingsarkiv. Når mappene skal flyttes til fjernarkiv (etter 2 år) er arkiv ansvarlig for ajourføring av lista i samarbeid med fagleder PPT.
Hver enkelt saksbehandler er ansvarlig for å endre status på klientkort i PPI når saken går fra venteliste og til behandling. Hver saksbehandler arkiverer post, som er registrert, i mappene til sine klienter. Posten legges i hylla til saksbehandler. Kopi av utgående post legges også i klientmappen. Hver enkelt saksbehandler er ansvarlig for orden i klientmappene med tanke på post, utredningspapirer og arbeidsnotat. Når saker avsluttes skal saksbehandler rydde mappen etter gjeldende rutiner, endre status på klientkort og ajourføre klientlisten.
Arkivering
Alt som skrives i fagprogrammet må tas ut på papir og legges i klientmapper da programmet ikke er fullelektronisk.
Klientarkivet er delt i 3:
|
|
Hvor
|
Innhold
|
Ansvar
|
Merknad
|
| Dagligarkiv
|
PPT-kontor
|
Aktive klienter
|
PPT
|
|
| Bortsettingsarkiv
|
PPT-kontor
|
Hensatte klienter
|
Eget rom hos PPT
|
Etter 2 år overføres de til fjernarkiv
|
| Fjernarkiv
|
Rådhus 1
|
Avsluttede klienter
|
Arkiv
|
Avleveres til IKA etter 8 år (totalt 10 år inkludert 2 år som passiv)
|
Klientmapper – innhold og rydding
Klientmappene ryddes av PPT før de settes i bortsettingsarkiv. Følgende skal fjernes fra mappa:
- Plastomslag, binders, strikk
- Saksbehandlers personlige notater (kladd)
- Arbeidsnotater
- Dubletter
- Utredningspapirer, profiler skal beholdes
Offisiell journal fra PPI skrives ut og legges først i mappen når saken avsluttes.
