Papirbaserte elevmapper:
Fram til og med skoleåret 2008/2009 var alle elevmappene papirbasert og oppbevart på hver enkelt skole. I tillegg kan det finnes elevmapper for elever med «spes.ped» arkivert på Rådhuset da vedtak om spesialpedagogiske tiltak ble behandlet av ansatte i rådmannens stab.

Elevmapper på samme elev kan derfor finnes både i avlevert elevarkiv fra skolene og fra elevarkiv med spesped. I tillegg har skolene hatt opprydding i alt arkivmaterialet sitt og noen har hatt «gamle elevmapper» liggende som også er blitt avlevert i egne serier.

Elektroniske elevmapper:
Fra og med skoleåret 2009/2010 er alle elevmapper elektroniske i ePhorte. Det er 1 mappe pr elev hvor alt som angår eleven skal være journalført.

For elever som allerede hadde papirbasert elevmappe før ePhorte ble tatt i bruk vil de ha den papirbaserte mappa helt til de går ut av ungdomsskolen. Men det er viktig å passe på at alle dokumenter datert senere enn ca 1. august 2009 skal være i ePhorte og ikke i papirmappa. Papirmappa avleveres i en samlet serie fra hver ungdomsskolen når 10. klasse er ferdig.

Elever som flytter fra kommunen:
Før skoleåret 2012/2013 kan disse elevmappene ha blitt arkivert litt på litt forskjellig steder. De siste som er samlet inn er tatt inn i en serie som heter «Elevarkiv med spesped og elever som har flyttet fra kommune».

Fra og med skoleåret 2012/2013 skal mapper på elever som flytter fra kommunen følge sitt årskull og avleveres når 10. klasse er ferdig.