Formål:
Sikre korrekt dokumentasjon, journalføring og arkivering ved anskaffelsessaker.
Hva er anskaffelsessaker?
Lov om offentlige anskaffelser dekker innkjøp av varer, tjenester og bygg- og anleggssaker; arbeider som foretas av offentlige organer. Anskaffelser skal være gjenstand for konkurranse. Basert på omfanget kan virksomheten gjennomføre åpen eller begrenset tilbudskonkurranse, konkurranse med forhandling eller eventuelt direkte anskaffelse.
Virksomheten lager en tilbudsforespørsel, mottar tilbud, evaluerer og velger tilbyder og inngår kontrakt. Ofte gjennomføres det avklaringsmøte/kontraktsmøte med tilbydere før kontrakt signeres.
Journalføring
Hele anskaffelsessaken skal dokumenteres skriftlig, inklusive møter og annen kommunikasjon med tilbydere. I en anskaffelse skal føres en anskaffelsesprotokoll. Både anskaffelsesprotokollen, tilbudsforespørsel, innkomne tilbudsdokumenter og skriftlig kommunikasjon i anskaffelsesprosessen er saksdokumenter. Dokumentasjonen er underlagt innsynsretten og skal dermed føres i journal.
Henvisninger
Dokumenttyper:
I = inngående brev
U = utgående brev
X = internt notat
Ved spørsmål om meroffentlighet:
Tilbudene med enhetspriser anses for de fleste bedrifter som forretningshemmeligheter.
Ikke under noen omstendighet skal disse frigis uten samtykke fra den bedriften det gjelder.
Kontrakten som inngås inneholder ofte disse enhetsprisene og må derfor ikke frigis i sin helhet.
| Prosess nr.
|
Arbeidsoppgave
|
Kommentarer
|
Ansvarlig
|
Dokumenttype
|
U.off
|
| 1
|
Utarbeidelse av tilbudsgrunnlag
|
|
Saksbehandler
|
Dok X
|
-
|
| 2
|
Annonsering i DOFFIN / dagspresse
|
|
Saksbehandler
|
Dok U
|
Nei
|
| 3
|
Innkalling til befaring
|
|
Saksbehandler
|
Dok U
|
Nei
|
| 4
|
Utsendelse av tilbudsgrunnlag
|
For bygg- og anleggsarbeider som regel sammen med innkallingen til befaring
|
Saksbehandler
|
Dok U
|
Nei
|
| 5
|
Informasjon arkiv/servicetorg
|
Det må informeres til arkiv/servicetorg når anbudsåpning er.
|
Saksbehandler / Arkiv
|
|
|
| 6
|
Innkomne tilbud
|
Innkomne tilbud skal være merket med anbud/tilbud på konvolutten og skal ikke åpnes. Konvolutten skal stemples med ”Mottatt” stempel. Skriv dato, klokkeslett og din signatur og lever konvolutten til saksbehandler.
|
Saksbehandler / Arkiv
|
|
|
| 7
|
Tilbudsåpning
|
Enten åpen/lukket/med forhandlinger. Protokollen leveres arkiv for skanning etter åpning.
|
Saksbehandler / Arkiv
|
Dok X
|
Ja/nei Off.l § 23,3. ledd
|
| 8
|
Journalføring av tilbud
|
Mottatte tilbud journalføres. Tilbudene (enhetspriser) skannes ikke men tas vare på i ca. 10mnd. Oppbevares sentralt arkiv og tekniske virksomheter. Avhengig om det er åpen eller lukket konkurranse skjermes avsender og journalpost.
|
Saksbehandler / Arkiv
|
Dok I
|
Ja/nei Off.l § 23,3. ledd
|
| 9
|
Utsendelse av tilbudsprotokoll
|
Skjerming avhenger om det er åpen eller lukket konkurranse.
|
Saksbehandler
|
Dok U
|
Ja/nei Off.l § 23,3. ledd
|
| 10
|
Evaluering
|
Evaluerer tilbudene/anbudene etter fastsatte kriterier.
|
Saksbehandler
|
Dok X
|
|
| 11
|
Innstilling/valg av tilbyder.
|
Sender ut brev om hvem vi innstiller. De andre tilbyderne har en klagefrist på minimum 10 dager.
|
Saksbehandler
|
Dok U
|
Ja/nei Off.l § 23,3. ledd
|
| 12
|
Opphevelse av gradering
|
Når leverandør er valgt skal alle tilbud og protokoller avgraderes, forutsatt at dokumentene ikke inneholder informasjon som skal unntas.
|
Saksbehandler
|
|
|
| 13
|
Avklaringsmøte/Kontraktsmøte
|
Etter fristens utløp avholdes det kontraktsmøte med valgt tilbyder.
|
Saksbehandler
|
|
|
| 14
|
Kontraktsforslag
|
Kontraktsforslag sendes tilbyder.
|
Saksbehandler
|
Dok U
|
|
| 15
|
Kontrakt signeres av tilbyder
|
Underskrevet kontrakt mottas kommunen.
|
Saksbehandler
|
Dok I
|
Ja/nei FVL § 19b
|
| 16
|
Klagefrist
- Evt. klager eller spørsmål fra tapende tilbydere.
- Svar til tapende tilbydere.
|
|
Arkiv Saksbehandler
|
Dok I Dok U
|
|
| 17
|
Makulering
|
Alle tilbudsvedlegg kan makulerers etter klagefristens utløp, dvs. 6 mnd. etter at redegjørelse ved en klage fra kommunen er sendt (ca. 10 mnd fra mottatt tilbud).
|
|
|
|
