Kommunen utfører en "jobb/saksbehandling" for Husbasnken og er ansvarlig for arkiviering og dokumenethåndteringen. Fra 01.01.12 skal alle dokumenter arkiveres i sak/arkivsystemet.

Rutiner for saksbehandleren:
1. Dersom vi hjelper kunden med å fylle ut søknadsskjema, eller tar imot søknaden i servicetorget må det kontrolleres at alle aktuelle rubrikker er fylt ut samt at alle vedlegg er/blir vedlagt.
2. Søknadene legges til arkivet.
3. Søknadene fordeles mellom saksbehandlere i ephorte av hovedansvarlig.
4. Når en søknad er ferdigregistrert/behandlet avskrives den i ephorte.
5. Det avholdes månedlige møter for saksbehandlerne der vanskelige saker og klagesaker gjennomgås.
6. Hovedansvarlig kjører transport og annen rapportering.

Rutiner i sak/arkiv:

• Det opprettes en samlesak pr person.
• Her legges både søknad med vedlegg, klagesaker og evt andre dokumenter
• Tittel på sak: Søknad om bostøtte - navn
• Tittel på j.post
  • Søknad om bostøtte - navn
  • Klage på avslag om bostøtte - navn
  • "Annet" - navn

En del av saksbehandlingen av bostøtte før 01.01.12 finnes i sak/arkivsystemet, men arkivet er papirbasert fram til 31.12.11 og finnes i en egen arkivserie i hvelvet i 1. etasje på Rådhus 1.