1. Grovsortering av post
Aviser og reklame legges direkte til mottaker
Følgende post legges direkte til mottaker uten å åpnes:
-
Alle brev som er privat adressert, - det vil si hvor personnavn står foran organisasjonsnavnet (se under)
Dette er private adresser:
Ann Elin Aas, Malvik kommune
Arkivleder Ann Elin Aas, Malvik kommune
-
Dette er kommunal post:
Malvik kommune v/Ann Elin Aas
Arkivleder, Malvik kommune
Malvik kommune v/arkivleder
- Brev som er adressert til legekontor
- Brev som er adressert PPT (åpnes av den som journalfører dagens post i PPI)
- Brev som er adressert til barnevern PPT (åpnes av den som journalfører dagens post i Familia)
- Brev som er adressert til skatt/arbeidsgiverkontroll
- Brev som er adressert til bibliotek
- Brev som er adressert til Motrøtunet borettslag og Vikhammer borettslag (Ragnar Rossbach)
- Brev som er adressert til kirkekontor
- Brev som er adressert til tannlege
- Brev som er adressert til Nav/sosialkontor
- Brev som er adressert til tillitsvalgte
- Brev som er adressert til hovedverneombud
Resten av posten skal åpnes. Det gjelder for eksempel:
- Malvik næringsutvikling
- Alt til skoler og barnehager
- Hobos, Vibos, Malvik sykehjem, Hjemmesykepleie (inneholder det klientpost så lukk konvolutten med tape og send til virksomheten)
- Flykning åpnes
- Fakturaer. Sjekk at det faktisk er faktura før den legges til Tydal
- Regnskapsbilag. Sjekk at det faktisk er regnskapsbilag før det legges til Stjørdal”
Feiladressert post returneres uåpnet til Posten.
NB - Anbud:
Anbud skal være merket med anbud/tilbud på konvolutten og skal ikke åpnes. Konvolutten skal stemples med ”Mottatt” stempel. Skriv dato, klokkeslett og din signatur og lever konvolutten til saksbehandler. Saksbehandler varsler som regel på forhånd at de er ute med et anbud og når fristen for levering er.
Rekommandert post:
Rekommanderte sendinger hentes på Posten og behandles som ordinær postbehandling.
E-post og telefax
E-post og telefax behandles på samme måte som vanlige papirdokumenter.
2. Finsortering av post
Posten som er tilbake etter grovsorteringen gås igjennom for å se om den er arkivverdig og må journalføres. All arkivverdig post journalføres mens arkivuverdig post legges i hylla til saksbehandler.
Følgende post er arkivuverdig (legges til saksbehandler):
- Reklame
- Tilbud vi ikke har bedt om
- Regnskapsbilag, lønnsbilag, skattebilag (kan være arkivverdig med tas inn i egne fagsystem)
- Kurs
- Møteinnkallinger (kan tas inn dersom det er viktig dokumentasjon)
- Lover og forskrifter (gjelder også info om dette)
- Rundskriv
Arkivverdig post skal journalføres. Det er vanskelig å gi et eksakt svar på hva som er arkivverdig men følgende gir en pekepinn:
Alt som skal saksbehandles (Med saksbehandling menes i dette tilfelle at det foretas en form for svar/handling/avgjørelse)
- All klagebehandling bortsett fra klage på legebehandling
- Alt som har dokumentasjonsverdi (både pr i dag, historisk og ikke minst rettslig)
- Kontrakter/skjøter –alle typer
- Avtaler – alle typer
- Forhandlinger (eks lokale forhandlinger, lønnsforhandlinger osv)
- Garantier (eks bankgarantier)
- Planer
- Rapporter – hvis de har dokumentasjonsverdi
- Anbud (NB: se ovenfor)
- Tilbud som vi har bedt om å få
- Høringer
- Møtereferat
3. Sortering elektronisk post
Logg deg inn på postmottaket
Gå igjennom hver enkelt e-post:
-
All reklame slettes
Kurstilbud – bruk skjønn
- Brev fra KS sendes rådmann, organisasjonssjef og kommunalsjefer
- Arkivverdig post skal journalføres.
- Hastesaker sendes saksbehandler i tillegg til at den journalføres
- A og B-runskriv fra KS sendes rådmann, organisasjonssjef og ”lønningsansvarlig” (Randi Fosmo)
- All e-post som blir sendt til saksbehandler og eller journalført flyttes til boksen ”Ferdigbehandlet” som ligger under ”Innboksen”
4. Mottak av elektroniske skjema
Elektroniske søknader havner i importsentralen i ePhorte og importeres inn i ePhorte derfra.
5. Stempling og journalføring og skanning
All post i papirformat som skal journalføres påføres et stempel som inneholder ”Mottatt og mottattdato”. Dette stempelet brukes kun til post som skal journalføres.
Vi har fullelektronisk arkiv og alle dokumenter skal skannes så fremt det er mulig. Ved store formater kan vi be om å få dokumentet elektronisk, eller hvis det ikke er mulig kan det tas en kopi av forsiden til skanning og originalen legges i støttearkivet.
Etter journalføring påføres saksnummer og journalpostnummer i samme rubrikk som stempelet.
Alle journalførte dokumenter legges i et felles omslag for pr dag og legges deretter inn arkivbokser. Når vi har foretatt en godkjent prøveavlevering skal originalene oppbevares i 3 måneder før makulering.
6. Unntatt offentlighet:
Post som er unntatt offentlighet skal stemples med ”Unntatt offentlighet + aktuell hjemmel”.
7. Postjournal
All post blir publisert etter kl 17.00 samme dag den er journalført. All journalføring avsluttes kl 15.15 og kontrollen må være utført før kl 17.
Det er kun journalen som blir publisert og ikke tekstdokumentene. Journalen skal ellers inneholde: Saksnummer og sakstittel, Dato, Type (I,U), Sakstittel, Journalposttittel, Avsender/Mottaker, Saksbehandler, Bestillerfunksjon for dokumentet.
8. Kontroll postjournal – se egne rutiner
