Tilgangsstyring i ePhorte styres via tilgangskoder og tilgangsgrupper.
Alle har tilgang til alle saker, journalposter og dokumenter som ikke er unntatt offentlighet.
Alle brukerne av ePhorte skal kun autoriseres for de tilgangskoder de trenger for å få utført sin jobb og det er enhetsleder som autoriserer sine ansatte.
Det finnes tre nivåer for autoriseringer for tilgangskoder:
- Egne saker (kun saksbehandler som har tilgang)
- Egen virksomhet (alle på virksomheten/avdelingen)
- Hele virksomheten (Tilgang til alt. Rådmann, kommunalsjefer og arkiv har dette.)
I saker med tilgangskode U er tilgangen begrenset til egne saker.
De andre tilgangskodene er begrenset til virksomhet/avdeling + at man må være autorisert for tilgangskoden.
Tilgangskoder i ePhorte:
A - Ansettelsessaker
BA - Barnehagesaker (brukes kun på mapper barnehagebarn)
D - Disiplinærsaker
E - Elevsaker (brukes kun på elevmappene)
FL - Flyktning (brukes kun på personmapper flyktning)
MU - Møtebehandling (utvalgssaker)
P - Personalsaker (brukes kun på personalmappene)
U - unntatt offentlighet (brukes i alle "generelle saker" hvor de andre tilgangskodene ikke skal benyttes)
V - Varslingssaker
Tilgangsgrupper:
Tilgangsgrupper benyttes når det er behov for å gi personer på tvers av enhetene tilgang til en bestemt type saker, - f.eks personalmapper. Personer som legges i tilgangsgruppene må være autorisert for aktuell tilgangskode i tillegg. Vi har faste tilgangsgrupper for personalmapper, elevmapper og barnehagebarnsmapper.
Adhocgrupper:
Adhocgrupper benyttes når det er behov for å gi personer på tvers av enhetene tilgang til enkeltsaker. Personer som legges i en adhocgruppe må være autorisert for aktuell tilgangskode i tillegg.
Innmelding/endring/opphør
Alle innmeldinger, endringer eller opphør skal varsles på eget skjema og underskrives av leder.
