Arkivbegrensning

Arkivbegrensning betyr å begrense informasjonsmengden i arkivene ved å forhindre at ikke arkivverdige dokumenter blir arkivert. Slike dokumenter skal hverken journalføres eller legges i arkivet. Arkivbegrensningen skal være en integrert del av den daglige postbehandlingen, og skal utføres i forbindelse med postmottak og saksavslutning. Det er gitt detaljerte regler for arkivbegrensning i Rutiner.

Retningslinjer for arkivbegrensning er gjengitt i arkivforskriften §3-19. Alle offentlige virksomheter som er underlagt arkivloven skal følge disse retningslinjene.

Gode rutiner for arkivbegrensning er svært viktige dersom arkiver skal fungere som effektive baser for erfaringsoverføring. Det gjelder derfor å vurdere materiale vi mottar fra andre, men også dokumenter vi produserer selv.

Eksempler på ikke arkivverdig materiale vi mottar fra andre:

• Bøker, trykksaker, publikasjoner, utredninger og statistikk. Det er utgiver som har oppbevaringsansvaret, og andre kan ta vare på ønskede eksemplarer i et bibliotek, ikke i arkivet.
• Rundskriv. Det er utgiver som har oppbevaringsplikten. Rundskriv fra andre bør oppbevares i egne permer organisert på utgiver og kan kasseres når de blir erstattet av nyere utgaver eller er uaktuelle. Dersom rundskriv brukes i saksbehandlingen eller er nødvendige vedlegg i en sak skal det selvsagt legges inn på sak.
• Kursinvitasjoner. Arrangør har oppbevaringsansvaret. Invitasjoner sendes på sirkulasjon eller henges på oppslagstavle. De kastes når påmeldingsfristen er utgått. Husk: Kursinvitasjon i personalmappe er verdiløs og ikke bevis på at personen har fullført kurset.
• Reklame og tilbud av generell art. Dette materialet sendes interesserte og innkjøpsansvarlige til gjennomsyn, men skal ikke i arkivet. Reklamemateriell kan oppbevares i egne permer på egnet plass, og datostemples dersom det er ønskelig. Tilbudene hives når de erstattes av nye eller er uaktuelle.
• Skriv med generell informasjon av kortvarig verdi. Materiale som er av generell karakter med svært kortsiktig interesse skal ikke i arkivet. Som eksempler kan nevnes melding fra bankforbindelse om åpningstider eller oversikt over kollektivtransportens rutetider

Bevaring

Arkivdokumentene som dokumenterer saksbehandling og vedtak hos en arkivskaper skal legges i arkiv, og som hovedregel bevares for ettertiden. Bevaring av arkiv vil si at arkivmateriale blir oppbevart for framtiden og avlevert til arkivdepot. 

Bevaringspåbud

For visse typer arkivmateriale er det nedfelt bevaringspåbud i arkivforskriften §15.

• arkivmateriale eldre enn 1950, etter at arkivbegrensning er utført
• møtebøker, forhandlingsprotokoller, referatprotokoller, møtereferat og eventuelle vedleggsserier til disse,
• organets egne årsmeldinger,
• kopibøker (kopier av utgående dokumenter) og kopibokregister,
• journaler, medregnet journaldatabaser, og journalregistre,
• alle andre former for register og hjelpemidler som kan brukes til framfinning, f.eks. arkivnøkler som organet har brukt,
• arkivplaner
• presedenssaker og andre saker av prinsipiell karakter, også innenfor saksgrupper der det i godkjente kassasjonsregler er gitt kassasjonspåbud uten spesifiserte unntak,
• kart, unntatt trykte kart uten påtegninger,
• tegninger og fotografier som har inngått som et ledd i den virksomheten organet har drevet,
• grunnlagsmateriale, innstillinger, protokoller/referater og endelige vedtak fra styre, råd, nemnder og utvalg.

Riksarkivaren skal utarbeide bevarings- og kassasjonsregler for annet arkivmateriale. Kassasjonsreglene skal gi oversikt over hva som skal bevares og hva som kan eller skal kasseres, eventuelt hvor lenge materialet skal oppbevares før kassasjon.

Kassasjon

Retningslinjer for kassasjonsbehandling av arkiv.

Kassasjon betyr å fjerne dokumenter fra arkivet etter et viss antall år. Man fjerner dermed materiale som i en periode ble regnet som arkivverdig, men som så blir uaktuelt. Dokumentasjonen blir tatt ut av arkivet og slettet eller destruert. Ved kassasjon er det derfor viktig at man har klart for seg hvilke dokumenter dette gjelder, når disse dokumentene blir uaktuelle, og hvilke dokumenter som skal bevares for alltid. 

Kassasjon kan ikke foretas før kommunen har en bevaring- og kassasjonssplan. Unntak: regnskapsmateriale bokføringsloven §13 (reduksjon av oppbevaringstid fra ti til fem år)

Kassasjonsregler

Man skal alltid ha hjemmel i lov eller forskrift ved kassasjon. Det er utarbeidet egne retningslinjer for kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiver. "Retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale arkiv" av 4. juni 1987, ble utarbeidet for kassasjon basert på arkivkodene i NKS-nøkkelen.

Tillatelse til kassasjon er relativ, mens krav om bevaring er absolutt. Kassasjonsreglene inneholder ikke krav om kassasjon, men er en generell rettledning som sier hva slags sakstyper som kan kasseres. Arkivtjenesten må i samråd med saksbehandlere gjøre en kassasjonsvurdering av disse sakene for å se om de inneholder bevaringsverdig dokumentasjon.

Kassasjonsvurdering

En kassasjonsvurdering vil si å undersøke dokumentasjonsverdien til saksdokumentene.

Saksdokumentene kan ha administrativ verdi. Denne kommer til uttrykk ved at de blir brukt som grunnlag for saksbehandling og vedtak i en sak, eller som referansemateriale i behandling av analoge saker. Den administrative verdien vil som oftest være tidsavgrenset til noen år etter at en sak er avsluttet. 
Saksdokumentene kan ha rettslig verdi. Denne kommer til uttrykk ved at kommunen eller en part i en sak kan tenkes å få rettslig bruk for opplysninger i saken, f.eks. for å dokumentere eiendomsforhold eller skolegang. 
Arkivmaterialet kan ha historisk verdi og f.eks. inneholde opplysninger som ikke finnes andre steder. 
Materiale som hverken har administrativ, rettslig eller historisk verdi kan kasseres. Materiale som har rettslig eller historisk verdi skal bevares.

Gjennomføring av kassasjon

All kassasjon skal foregå som makulering eller brenning, dvs. fysisk ødeleggelse av arkivmaterialet, og skal normalt gjennomføres i forbindelse med overføring til fjernarkiv. Kassasjon i saksarkiv skal forberedes i sammenheng med periodisering av arkivene. Kassasjon i saksarkiv skal gjennomføres på saksnivå, slik at saksmappene enten blir bevart eller kassert i sin helhet.

Kassasjonen skal være dokumentert, slik at vi unngår at det blir skapt tvil om materiale er blitt borte av andre årsaker. Arkivtjenesten skal derfor utarbeide kassasjonsrapport. Denne skal inneholde hjemmel for kassasjon, hva som er kassert (summarisk liste eller utskrift av kassasjonsliste fra sak-/arkivsystem) og tidspunkt for kassasjon. I manuelle journaler må dette markeres for hvert dokument.

Lenke til gjeldende bestemmelser i arkivforskriften

Lenke til Bevarings- og kassasjonslov

Lenke til Veileder bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiver skapt etter 1950

KASSASJONSREGLER FOR KOMMUNAL SKATTEDOKUMENTASJON