Innhold:

Meroffentlighet
Offentlig postjournal
Offentlighetsvurdering
Innsyn i arkivet
Partsinnsyn
Avslag på innsyn
Innsynsrett og personvern
Intern bruk og lån
Ekstern adgang til arkivmateriale i offentlige virksomheter
Innsyn - Rutinebeskrivelse hvor sak/dokument er unntatt for offentligheten

Meroffentlighet

Orkdal kommune praktiserer meroffentlighetsprinsippet og ser det som svært viktig å kunne gi god informasjon om kommunen sitt arbeid og på den måten kunne bedre kunnskapen om hva kommunen driver med.

LOV 2006-05-19 nr 16: Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) og dens forskrifter ligger til grunn for våre rutiner. Lenke: http://www.lovdata.no/all/hl-20060519-016.html#28

Offentlig postjournal

Offentlig postjournal Lenke

Offentlig journal gir grunnlag for å identifisere saker og dokumenter. Offentlighetslovens § 2 sier at "forvaltningens saksdokumenter er offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov".
Offentlige postjournal for Orkdal kommune blir automatisk lagt ut på kommunens hjemmeside når journalføringene er kvalitetssikret av arkivtjenesten i henhold til vedtatte rutiner.

I Orkdal kommunes postjournal kan det finnes opplysninger som er beskyttet av lovpålagt taushetsplikt, eller som kan eller skal unntas offentlighet i medhold av lov. Da plikter kommunen å hindre at andre får adgang eller kjennskap til disse opplysningene når journalen publiseres. Hele eller deler av saks- og dokumentopplysningene kan derfor være skjult i den offentlige journalen som publiseres. At et dokument er unntatt offentlighet, er ikke til hinder for at du kan bestille innsyn i dokumentet. Virksomheten har plikt til å vurdere meroffentlighet, og taushetsplikten gjelder i utgangspunktet bare for opplysninger og ikke hele dokumenter.

Offentlighetsvurdering

Offentlighetsvurderingen av inngående post foretas i utgangspunktet av arkivet, men det er saksansvarlig/saksbehandler som har primæransvaret for at riktig vurdering er gjort. Hvis arkivet er i tvil, kontaktes den enkelte administrative enhet, der rådmannen, enhetsleder, saksansvarlig eller den som har fått fullmakt til det, avgjør hvilke saksdokument som skal unntas fra offentligheten.

Innsyn i arkivet

Du kan krev innsyn skriftlig eller muntlig (§28). Vi setter imidlertid stor pris på om du sender oss forespørselen på epost til postmottak@orkdal.kommune.no

Saksgang: For dokumenter unntatt offentlighet tas det avgjørelse om innsyn i det enkelte tilfelle når det foreligger en begjæring.

Arkivtjenesten behandler forespørsler om innsyn uten ugrunnet opphold, i samarbeid med leder/saksbehandler og ekspederer kopi av saksdokumenter. Hva som ligger i uttrykket «uten ugrunnet opphold» kan variere. Innsynsbegjæring bør kunne behandles samme dag, eller i alle fall i løpet av tre virkedager, jfr. Sivilombudsmannens uttalelser i klagesaker.

Partsinnsyn

Forvaltningslovens § 18 1. ledd: (partenes adgang til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter) "En part har rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter for så vidt ikke annet følger av reglene i denne paragraf eller § 19. Dette gjelder også etter at det er truffet vedtak i saken.

Avslag på innsyn

Innsynskravet kan bli avslått. Det vil si at du ikke får se de opplysningene eller dokumentene som du har bestilt. Avslag på innsyn kan påklages etter offentlighetsloven. Informasjon om adgangen til å klage og hvilken frist som gjelder, skal fremgå av avslaget. Les mer om dette i offentlighetslovens kapittel 4, "Saksbehandling og klage" og kapittel 10 i Justisdepartementets veiledning til offentlighetsloven

Innsynsrett og personvern

Betjening og oppbevaringsforhold må ta hensyn til ansattes tilgang til materialet, til allmennhetens innsynsrett og samtidig til kravene til personvern og unntak fra offentlighet. I enkelte tilfeller vil det her være kryssende interesser, som det gjelder å håndtere på mest mulig forsvarlig måte.

Intern bruk og lån

Alle virksomheter må ha interne regler for hvem som har tilgang til de ulike dokumenter og hvem som avgjør om opplysninger og dokumenter kan gis ut. Det er ledelsen i en virksomhet, og ikke arkivansvarlige, som skal bestemme tilgangsbegrensning og autorisasjonsbestemmelser, og avgjøre hvem av personalet som har tilgang til de ulike opplysninger og dokumenter. Tilgangen bør styres av tjenstlige behov, slik at den enkelte ansatte ikke har tilgang til andre dokumenter enn de som angår saker som vedkommende selv arbeider med. Dette kalles ofte for «need to know» - prinsippet. Hensikten med dette er å forhindre at taushetsbelagte opplysninger faller uvedkommende i hende. Enkelte dokumenter som er særlig sensitive skal graderes etter bestemmelser i sikkerhetsloven. Sikkerhetsloven gjelder dokumenter som angår rikets sikkerhet, forholdet til andre land og forsvarspolitisk å samarbeide og dokumenter med taushetsbelagte opplysninger om personlige forhold eller forretningshemmeligheter. Graderingskodene finnes i loven.

Betjeningen skal ellers styres av arkivpersonalet. Ingen saker eller dokumenter skal fjernes fra arkivet uten at det er registrert i journalen eller markert med utlånskort i arkivet. Ofte brukes egne omslag på utlånte saker, slik at de skilles fra de øvrige saksdokumentene. I utgangspunktet bør hele saksmapper, og ikke enkelte dokumenter lånes ut fra arkivet. Enkeltdokumenter skal ikke fjernes fra mappene under saksbehandlingen. Det er saksbehandler som er ansvarlig for at sakens dokumenter holdes samlet og at utlånt materiale leveres tilbake til arkivet i samme orden som den forlot arkivet.

Det er viktig å ha rutiner som sikrer at utånt materiale ikke er borte fra arkivet i lange perioder. En skal derfor med jevne mellomrom foreta kontroll, og eventuelt føre egne utlånslister.

Ekstern adgang til arkivmateriale i offentlige virksomheter

Det er flere lover som styrer offentlighetens tilgang til materialet. Offentlighetslovens krav om innsyn i offentlige saksdokumenter, forvaltningslovens regler om partsinnsyn, personopplysningslovens bestemmelser om innsyn i personopplysninger, de ulike særlovenes innsynsbestemmelser m.m. Samtidig må en ta hensyn til prinsippet om meroffentlighet og ulike avgraderingsregler. Riksarkivaren gir eksempelvis bestemmelser om når avsluttede arkiver generelt kan stilles til disposisjon for allmennheten (normalt 60 år). Disse bestemmelsene om innsynsrettigheter må vurderes opp mot hensynet til personvernet og unntak fra offentlighet som finnes i offentlighetsloven, sikkerhetsloven og i alle særlovene, (barnevernslov, legelov, ligningslov, sosiallov m.m.).

Det er journalen som er innfallsporten til forvaltningens dokumenter, og alle har krav på å få se den offentlige utgave av journalen. Den offentlige journalen skal derfor tilfredsstille kravene om offentlighet samtidig som opplysninger unntatt offentlighet skal være skjermet ved nøytrale kjennetegn eller overstrykninger. Det er leder eller saksbehandler som skal varsle arkivansvarlig om unntak fra offentlighet og hvilke opplysninger som skal skjermes i offentlig journal. En sak, eller dokument bør vurderes med henblikk på offentlighet hver gang noen ønsker innsyn.

Generelt skal forholdene legges til rette slik at allmennheten kan bruke arkivmaterialet i tråd med gjeldende lover og retningslinjer. Ingen skal gjøre bruk av offentlige dokumenter uten under tilsyn. Det er viktig at der er gjennomtenkte rutiner for håndtering av forespørsler om innsyn i materiale av særs sensitiv natur, som pasientjournaler, PPT- arkiver, barnevernsaker, sosialsaker osv.

Ved forespørsel om eksternt utlån skal originalene kopieres og kopien lånes ut. Dette for å hindre at originalt arkivmateriale går tapt. Kopieringsrutiner, betalingsbestemmelser og eventuelle forsendelsesformer må være avklart i rutinene.

Innsyn - Rutinebeskrivelse hvor sak/dokument er unntatt for offentligheten

Begjæring om innsyn blir behandlet i felles post- og arkivtjeneste ved Rådhuset. Mottatt innsynsbegjæring blir lagt inn i saksbehandlersystemet ePhorte og fordelt til saksansvarlig. Kommer innsynsbegjæringen direkte til avdelingen må den som mottar begjæringen påse at den blir lagt inn i saksbehandlersystemet ePhorte som ny sak.

Saksansvarligs oppgave – slik gjør du det i ePhorte

1. Vurdere om innsynsbegjæringen skal avslås i sin helhet, eller om bare deler av sak/dokument skal unntas slik at det skal gis delvis innsyn.
2. Vurder merinnsyn OFFL §11.
   Ǥ 11.Meirinnsyn

Når det er høve til å gjere unntak frå innsyn, skal organet likevel vurdere å gi heilt eller delvis innsyn. Organet bør gi innsyn dersom omsynet til offentleg innsyn veg tyngre enn behovet for unntak.»

1. Vurdering delvis innsyn jfr. OFFL § 12.
    «§ 12.Unntak for resten av dokumentet

Når organet gjer unntak frå innsyn for delar av eit dokument, kan det også gjere unntak for resten av dokumentet dersom
a) desse delane aleine vil gi eit klart misvisande inntrykk av innhaldet,
b) det vil vere urimeleg arbeidskrevjande for organet å skilje dei ut, eller
c) dei unnatekne opplysningane utgjer den vesentlegaste delen av dokumentet.»

1. Når delvis innsyn gis dvs. at noe av teksten i dokument skal unntas:
   1. Det er ikke tillatt å skrive ut dokumentet og bruke f.eks. penn/tusj eller korrekturtape for å stryke over teksten, for så å skanne dokumentet inn i ePhorte. Et slikt dokument kan imidlertid være et grunnlag for det offentlige dokumentet – det er det post- og arkivtjenesten som må lage.
   2. Ta derfor kontakt med post- og arkivtjenesten og avtal framgangsmåte for å lage en offentlig versjon av dokumentet i godkjent program.
2. Besvare innsynsbegjæringen med delegert vedtak
   1. Dokumentene det gis innsyn i skal legges inn som vedlegg i den delegerte saken.
3. Hvis innsynsbegjæringen avslås i sin helhet må det også gjøres vedtak.
   1. Under punktet «Begrunnelse» må det vises til lovverk om hvorfor det er gitt avslag.
   2. Under punktet «Klageadgang» må det vises til lovverk.
   3. Det er saksbehandler sin plikt å påse av det vises til riktig lovverk.