Instruksen gjelder for alle som har arkivansvar i Orkdal kommune. Arkivansvarlige kan selv utføre tjenester innenfor dokumentbehandling og arkiv.
Ordningen med sentralarkiv innebærer at arkivansvarlig i enhetene kun er ansvarlig for de seriearkiv (objektarkiv) som til en hver tid befinner seg der.
Administrativ plassering
- Arkivansvarlig sentraladministrasjonen er administrativt underlagt rådmannen
- Arkivansvarlig ytre enheter er enhetsleder
- Arkivfaglig er arkivansvarlige (enhetsleder) underlagt arkivleder og skal rapportere til arkivleder
Ansvar
- Enhetsleder har et operativt faglig ansvar for enhetens samlede arkivtjeneste.
- Enhetsleder skal påse at arkivarbeidet følger lover og bestemmelser, og at arbeidet utføres på en rasjonell og effektiv måte i henhold til bestemmelsene i denne planen.
- Enhetsleder har ansvar for å bringe arkivfaglige problemer i de ulike enheter videre til arkivleder.
Arbeidsoppgaver
- Arkivmedarbeider skal utføre det løpende arkivarbeidet i henhold til lover, bestemmelser og arkivreglementet i arkivplanen.
- Arkivmedarbeider skal utføre arkivbegrensning og registrering i tråd med retningslinjene slik at saksoversikt og sakskontroll kan etableres.
- Arkivmedarbeider skal sørge for rasjonell dokumentflyt slik at rette vedkommende får all aktuell dokumentasjon.
- Arkivmedarbeider skal utføre arkivleggingen i henhold til vedtatte og godkjente systemer og oppstillingsplaner.
- Arkivmedarbeider er ansvarlig for at arkivene til enhver tid er oppdatert (versjonskontroll).
- Arkivmedarbeider skal sørge for rasjonell betjening av arkiver og dokumentsamlinger, og for at betjeningen følger retningslinjer for bruk og lån av arkivmateriale.
- Arkivmedarbeider skal holde oversikt over dokumentasjonen i sine fysiske arkiver og databaser.
- Arkivmedarbeider skal utføre kassasjonsarbeide i tråd med gjeldende retningslinjer.
- Arkivmedarbeider plikter å ta nødvendig opplæring for å kunne utføre sine oppgaver tilfredsstillende.
