Oppretting av ny sak/nytt saksdokument av saksbehandler

• NB!
• Oppretting av nytt saksdokument
• Baseinterne dokumenter
• Organinterne dokumenter
• Journalføring og ekspedering av utgående brev og interne notat
• Saksframlegg
• Delegerte saker
• Dokumenter mottatt av saksbehandler i og utenfor ePhorte
• Avskrive/besvare restanser
• Ekspedisjon/ferdigstilling av saksdok/avslutning av saker
• Oppfølgingskontroll

NB!
Det skal ikke opprettes en ny sak for å besvare et mottatt saksdokument.

Unntak:

Hvis dokumentet danner avslutning av en eksisterende sak og dokumentets innhold tilsier at det startes et nytt saksforløp. F. eks. hvis kommunestyret ber om at igangsettes utredning av en ny kommunal barnehage i forbindelse med en sak som i utgangspunktet omhandlet behandling av årsmelding for barnehagesektoren.

Nye saker som opprettes av leder/saksbehandler skal kun opprettes i de tilfeller hvor leder/saksbehandler selv tar initiativet til å starte et saksforløp. Saken får da statusen "Reservert" med statuskode R.

Oppretting av nytt saksdokument

Saksdokumenter som er/skal journalføres kalles en journalpost. Det er anledning til å opprette følgende type journalposter:

Baseinterne dokumenter: (skal journalføres og være med på offentlig journal)

• Baseinterne dokumenter er dokumenter opprettet i NOARK-basen og som sendes mellom enheter/organer i samme database.
• Dokumentene journalføres og arkiveres i det "organet/arkivet" de oppstår.
• Når disse er journalført vil offentlighetsloven tre i kraft og disse kommer med på offentlig journal.
• (Offentlighetsloven § 5 viser hvilke dokumenter som kan unntas fra offentligheten)

Organinterne dokumenter: (kan vurderes om disse skal journalføres)

• Organinterne dokumenter er dokumenter opprettet i NOARK-basen og som sendes innenfor en og samme organisasjon i samme database.
• Dokumentene journalføres og arkiveres i det "arkivet" de oppstår.
• Offentlighetsloven § 5 – Unntak for interne dokumenter; viser hvilke interne dokumenter som kan unntas fra offentligheten.

Journalføring og ekspedering av utgående brev og interne notat

• Alle utgående dokumenter, saksdokumenter og interne notater som produseres i organet, skal journalføres i ePhorte.
• Saksbehandler har primæransvaret for å journalføre utgående brev og interne notat, utredninger og saksframlegg til vedtak og samtidig avskrive inngående brev som er besvart.
• Saksbehandler har selv ansvaret for ekspedisjon av utgående brev og påføre status E på JP.
• Saksbehandleren har også ansvaret for å melde fra til arkivtjenesten når egne saker skal avsluttes, sette status F (kan avsluttes).
• Journalverdig utgående post skal sendes med SvarUt, som ordinær post eller med e-post der dette er avtalt på forhånd med parten.(henvendelser/forespørsler som er innkommet via e-post, kan besvares på samme måte uten nærmere avtale).
• Dokumenter som er unntatt offentlighet skal ikke sendes med faks eller som e-post, med mindre det benyttes kryptering. Kan sendes med SvarUt
• Hvis et saksdokument inneholder informasjon som er unntatt offentlighet, plikter saksbehandler å registrere tilgangskode og hjemmel på dokumentet ved oppretting.

Saksframlegg

• Saksframlegg til politiske utvalg skal opprettes som en ny journalpost med dokumenttype S.

I samråd med leder skal saksbehandler avklare hvilke utvalg saksframlegget skal fremmes for ( behandles i)

• Uklarheter rundt saksutredningen skal avklares i forkant av at saksframlegget skrives.
• Vedlegg knyttes til saksframlegget

- Vedlegg som ikke er elektronisk arkivert må registreres.

• Saksbehandler plikter å registrere parter i saken før behandling.
• Når saksfremlegget er ferdig skrevet fra saksbehandler, skal det sendes til godkjenning ved hjelp av godkjenningsfunksjonen (dokumentflyt) i ePhorte. Orkdal kommune har redelt godkjenning:

1. Enhetsleder,

2. Plan- og forvaltningssjef

3. Rådmannen eller den som er delegert myndigheten for kontroll og endelig godkjenning.

• Godkjennes ikke saksframlegget, avbrytes dokumentflytenog det sendes melding til saksbehandleren.
• Rådmannen eller den han har bemyndiget søker fram saksframleggene som er klare ved å velge søket "Ny oppgave" i menypunktet "Mine oppgaver"
• Ønsker en at vedtaket blir beskyttet ved generering av offentlig møteprotokoll legges tilgangskode på behandlingen i et saksframlegg.
• Ved å sette tilgangskode på journalposten (saksframlegget), unntas hele dokumentet fra offentlig møteinnkalling.

Delegerte saker

Det vises til vedtatt delegasjonsreglementet.

• • Delegerte saker opprettes med dokumenttype U. Saksbehandler registrerer opplysninger i behandlingsbildet med sakstype DS for delegert sak og utvalgets navn.
  • Behandlingsstatus settes til KL hvis saken skal refereres i et politisk utvalg. Utvalgssekretæren får da et signal om at vedtaket kan refereres for politisk utvalg.
  • Saksbehandler registrerer eventuelle kopimottakere.
  • Saksbehandler sender ut dokumentet og status endres til E for ekspedert .

Dokumenter mottatt av saksbehandler i og utenfor ePhorte

Direkte overleverte saksdokumenter

Saksdokumenter som blir direkte overlevert til saksbehandler/leder må overleveres til arkivet for skanning, journalføring og fordeling før saksbehandling iverksettes.

Dette gjelder uavhengig av på hvilken måte saksbehandler har fått dokumentene (faks, direkte overlevering av papirdokument etc.). Dersom en saksbehandler mottar journalverdig e-post,  skal denne journalføres av saksbehandler.

Personlig adressert post

Personlig adressert post som viser seg å være et  saksdokument skal umiddelbart overleveres til arkivet for skanning og  journalføring.

Denne regelen er medieuavhengig og gjelder også  for telefaks. Det kan inngås skriftlige avtaler om at personlig adressert post kan åpnes av arkivtjenesten.

Personlig adressert e-post

Dersom en saksbehandler mottar journalverdig e-post, skal denne journalføres av saksbehandler. Den enkelte saksbehandler   har plikt til å vurdere om posten må anses som et arkivverdig dokument. Er   saksbehandler i tvil, må arkivtjenesten kontaktes. Saksbehandler skal selv   vurdere hva som er hoveddokument og hva som er vedlegg.

Saksbehandler må sikre at mottatt e-post kan   behandles også ved fravær over lengre tid. Dette skal gjøres ved bruk av   funksjonen i e- postsystemet for automatisk svar med opplysninger om   fraværets varighet. Adresse for kommunens postmottak oppgis.

Post som ikke er journalført

Hvis saksbehandler/leder har mottatt dokumenter som ikke er journalført (eks rundskriv, møteinnkallinger) og ser at de har et innhold eller er av en karakterer som gjør at de vil starte en saksbehandlingsprosess, skal dokumentet returneres til arkivet for skanning og journalføring.

E-post: Se egne retningslinjer

Hastesaker

Inngående saksdokumenter skal  journalføres før saksbehandling starter. Dette gjelder også e-post.

Viser til Arkivlova med forskrifter § 3-5"Saksdokument skal registrerast i journalen før de går til saksbehandling. Dette gjeld også  for hastesaker, sjølv om desse kan vere underlagt særskilde behandlingsprosedyrar"

Dokumentene må leveres arkivtjenesten for   journalføring . E-post, skal journalføres av saksbehandler.

Journalførte saksdokumenter

Alle saksbehandlere plikter å kontrollere at   saksdokumentet er registrert i riktig sak. Hvis dokumenter skal flyttes eller   kopieres til en annen sak, skal arkivet kontaktes som sørger for å   flytte/kopiere dokumentet over til riktig sak.

Ved graderte saker (unntatt offentlighetssaker)   skal det kontrolleres at riktig tilgangskode er påført , samt hvilken tekst   og felt som skal skjermes.

Hvis saksansvaret overføres til en annen   saksbehandler, skal arkivet underrettes slik at registrering i   journalen blir korrekt.

Framhenting og offentlighetsvurdering av   journalposter som er midlertidig journalført

Daglig søker leder frem alle journalposter som   er midlertidig journalført og foretar offentlighetsvurdering.

Tilgangskode XX fjernes og  journalstatuskode endres fra M til S på journalposten. Det skal  påføres riktig unntatt off.paragraf hvis dokumentet skal unndras   offentlighet.

Avskrive/besvare restanser

Restanse

En restanse er et mottatt saksdokument som ikke er endelig avskrevet, besvart eller behandlet.

Daglig restansekontroll

Alle saksbehandlere har ansvar for og skal følge opp saksdokumenter med restanse ved daglig å utføre søket "Mine restanser" i ePhorte.

Avskrive restanse

Saksbehandler har ansvaret for å avskrive alle dokumenter i en sak de er ansvarlige for, enten svaret er via brev, e-post, telefon eller at dokumentet tas til etterretning.

Følgende avskrivningsmåter kan benyttes:

Ekspedisjon/ferdigstilling av saksdokumenter/Avslutning av saker

Ferdigstilling av saksdokumenter

Alle brukere plikter å følge og ferdigstille saksdokumenter som er under utarbeidelse ved å utføre søket " Egne konsepter". Disse har status R.

Dokumentene vurderes og eventuelt ferdigstilles. Status endres da til F for ferdig.

(saksfremlegg – se eget avsnitt; saksfremlegg)

Ekspedering av saksdokumenter

Saksdokumenter som er ferdigstilt kan skrives ut, sendes via SvarUt ut, eller sendes på e-post til mottaker (ikke uoff.dok) via ePhorte

Brev ekspederes av saksbehandler. Orkdal kommune benytter elektronisk godkjenning og trenger ikke underskrift av saksbehandler.

Status for journalposten skal settes til E – Ekspedert. Dette innebærer på lik linje med status F at en gir klarsignal til arkivet om at dokumentet kan journalføres.

Avslutning av saker

Det er kun arkivpersonell som har anledning til å avslutte (og gjenåpne) en saksmappe. (Eget søk Saker til avslutning)

Saker skal markeres som avsluttet når en ikke regner med at det vil være behov for å registrere nye saksdokumenter i saken.

En må være oppmerksom på at saker kan gjenåpnes av arkivet ved behov - når det kommer nye dokumenter i saken. A kan kun påføres saker der dokumentene er konvertert til arkivformat.

Oppfølgingskontroll

• Saksbehandlere skal daglig søke fram "Mottatte journalposter"
• Saksbehandlere skal daglig søke fram "Mine restanser"
• Saksbehandlere skal daglig søke fram "Forfallsliste"
• Saksbehandler skal alltid forsikre seg om at det er riktig versjon av dokumentet som blir ekspedert.

Restansekontroll

Alle skal utøve restansekontroll ved daglig å utføre søket "Mine restanser". Før en ansatt slutter plikter denne å kjøre ut sine restanser og informere sin leder om ubesvarte saksdokumenter.

Forfallskontroll

Alle har ansvar for å registrere og følge opp eventuell forfallsdato som er angitt av avsender på mottatte dokumenter. Hvis forfallsdato fremgår klart av dokumentet, skal dato registreres av arkivet. (For eksempel høringsdokumenter, stillingssøknader).

Saksbehandlere og ledere kan selv registrere forfallsdato for å lette oppfølging av behandlingsfrister. Alle plikter selv å utføre søket "Forfallsliste". Søket viser alle mottatte journalposter hvor behandlingsfrist er utløpt eller kommer til å utløpe kommende 14 dager.

OBS – kontroll

Alle har ansvar for å registrere og følge opp saker som er påført en OBS-dato.

OBS-dato kan benyttes når en ønsker at saken skal fremhentes.

OBS-kontroll utføres ved å utføre søket " Forfallsliste" som viser alle saker hvor OBS-dato er overskredet eller overskrides de neste 14 dagene

(Obs-dato betyr:
 En dato for saksoppfølging som saksbehandler eller leder selv setter for å få hele saken overbrakt fra arkivet, event. som saksbehandler/leder selv legger inn i og søker fram fra systemet.)