Innhold
Mottak, sortering, journalføring og oppbevaring av mottatt post
Felles postmottak
Orkdal kommune har felles postmottak for alle enheter. Post- og arkivtjenesten ved rådhuset registrerer og journalfører posten som kommer inn til felles postmottak. Dette gjelder også epost.
Postmottak i de ytre enheter
I de fleste tilfeller vil det være hensiktsmessig at ytre enheter registrerer og journalføre mottatt post selv. Eller de kan levere posten til felles postmottak på rådhuset for registrering.
Dette betyr at også arkivverdig post - som ytre enheter mottar direkte - skal leveres til felles postmottak på rådhuset - for skanning og registrering.
Levering kan skje på to måter:
1. Levering i konvolutt via budruta
2. Enheten har tilgang til skanner:
- skanner dokumentet
- sender det som e-post til postmottak@orkdal.kommune.no
- Tekst i emnefelt: Til journalføring
Dette gjelder ikke pasient- og personopplysninger som kommer inn under bestemmelsene for "Elektroniske pasient- og personopplysninger registreres i egne fagsystem"
Stempling av mottatt papirpost
Alle inngående dokumenter skal stemples med kommunenavn og dato, før dokumentene skannes. Dette gjøres for egen del.
Mottak av e-post
E-post skal behandles som papir post. E-post som inneholder skjema som må fylles ut sendes til saksbehandler etter import i saksbehandlersystemet.
E-post til sentralt postmottak skal åpnes av arkivet (arkivforskriften 3. 2.ledd). Arkivet journalfører arkivverdig e-post i ePhorte.
Kontroll av mottatt e-post
Hvis det er tvil om e-postmeldingen(e) kommer fra den oppgitte avsender eller at avsender ikke er entydig identifiserbar, skal det umiddelbart sendes en tilbakemelding pr. e-post til oppgitt avsender, hvor det bes om verifisering av avsender.
Arkivet må undersøke om vedlegg til e-postforsendelsen er i riktig format og lesbar. Dersom vedlegget ikke er lesbart, må avsender varsles med informasjon om hvilke formater som kan leses.
Mottak av elektroniske skjema
Elektroniske skjema leveres direkte i ePhortes importsentral - og blir importert daglig av post- og arkivtjenesten.
SMS - Tekstmeldinger
Når skal SMS-er journalføres og arkiveres:
- Hvis SMS’er har påvirket vurderingen av saken eller beslutningen, er det nødvendig for forvaltningens eget dokumentasjonsbehov at disse blir tatt vare på
- Forvaltningen selv har ofte behov for å gå tilbake og se på en sak i ettertid for å se på hva som har skjedd.
- Det er også nødvendig for at samfunnet skal ha mulighet til å utøve demokratisk kontroll.
- Det praktiske ansvaret for at journalføring skjer korrekt, er hos den som sender eller mottar SMS-er i en sak
Hvordan skal SMS-er journalføres:
- SMS videresendes til saksbehandlers mailadresse og journalføres fra Outlook av saksbehandler selv
- Mailen kan videresendes til arkivtjenesten (postmottaket) for journalføring, men da kan metadata gå tapt
Åpning og sortering av post
Grovsortering av all inngående post foretas i felles postmottak av arkivet.
Posten sorteres etter
- arkivverdig post
- ikke arkivverdig post
- sensitiv post (post som skal fordeles til fagenheter - og derfor ikke skal registreres i ePhorte)
Arkivverdig post
Som arkivverdig post stilles følgende krav:
Posten må regnes som saksdokument for organet etter offentlighetsloven §4, posten må være gjenstand for saksbehandling eller ha verdi som dokumentasjon.
Tilfredsstilles disse kravene, blir posten regnet som arkivverdig post og går til skanning og journalføring. Jfr. arkivloven med forskrifter § 2a -b§ 3-20
Ikke arkivverdig post
Som ikke arkivverdig post regner vi normalt trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, kurs- og konferansetilbud, reklame, årsmeldinger/rapporter, møteinnkallinger/møtebøker/referater fra andre offentlige institusjoner.
Post som normalt ikke har arkivverdig må allikevel journalføres når de skal refereres til utvalg.
Jfr. arkivloven med forskrifter §3-19
Sensitiv post
Enheter som i hovedsak mottar sensitiv post - får posten utlevert uåpnet.
Dette gjelder for enhetene:
- NAV
- PP-Tjenesten
- Psykisk helse
- Hjemmetjenesten
- Barneverntjenesten
- Helsestasjonstjenesten
- Orkdal Helsetun (mottar post direkte fra posten)
- SIO
- Fagforbundet
All arkivverdig post skal journalføres i ePhorte eller registreres i et annet fagsystem
Den enkelte enhet har plikt til å vurdere om mottatt post er arkivverdig, og har ansvar for at arkivverdig post mottatt direkte til enheten blir registrert, enten i eget fagsystem eller ved å overlevere posten til arkivet for skanning og journalføring i ePhorte.
Pasient- og personopplysninger registreres i egne fagsystem, jfr følgende oversikt:
Oversikt over personopplysninger som behandles i Orkdal kommune
Feiladressert post
Post som ikke er adressert til Orkdal kommune - returneres uåpnet til Posten.
Graderte dokumenter og dokumenter med tilgangskoder
Behandles i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. Jfr. Sikkerhetsloven § 2 m.v.
Rekommandert sending
Budtjenesten har fullmakt til å hente verdipost og pakker adressert til Orkdal kommune. Rekommandert sending blir underlagt ordinær postbehandling.
Ta kontakt med Servicekontoret ved sending av rekommandert brev fra Orkdal kommune.
Personlig post
Det skal i utgangspunktet ikke forekomme personlig post sendt til arbeidsplassen. Med personlig post menes brev hvor mottakers navn er angitt før Orkdal kommune. Personlig post fordeles uåpnet til mottaker. Saksbehandlere som mottar personlig adressert post som er arkivverdig for Orkdal kommune, har ansvar for at brevet blir arkivert.
Unntak: Når arkivet har fått fullmakt fra mottaker, kan posten åpnes.
Rundskriv
I utgangspunktet behandles rundskriv som informasjonspost (se ovenfor).
- Inngående rundskriv i papirform - som fører til saksbehandling eller har dokumentasjonsverdi i en eller flere saker skal journalføres og skannes av arkivet.
- Kun 1. side skannes og det oppgis lenke (internett) til adressen hvor hele rundskrivet finnes.
- Dersom dokumentet er stort i omfang sendes dette i sin helhet til saksbehandler/enheten.
Møteinnkallinger, - referater og – protokoller
Møtedokumenter (i papirform) fra eksterne styrer, råd og utvalg skal journalføres.
Møtedokumenter fra egne politiske utvalg skal ikke journalføres. Registrering av disse fremkommer i modul for utvalgsbehandling. Unntak er protokoller. Disse journalføres i egen sak sammen med underskrifter for godkjenning av protokollen og event. forslag.
Tilbud/Anbud/Offentlige anskaffelser
Ved mottak av tilbud/anbud skal konvolutten ikke åpnes av arkivet, men påføres dato, klokkeslett og signeres av mottaker. Det anbefales å benytte "Mottatt-stempelet" i post- og arkivtjenesten.
Anbudene oppbevares hos post- og arkivtjenesten fram til anbudsfrist, deretter overleveres de saksansvarlig.
Saksbehandler skal levere tilbudsbrevene til registrering etter anbudsåpning.
Ved registrering skal anbudsdokumentene registreres med unntatt off. Jfr. Forskrift til offentlegloven.
Fullstendig rutine for håndtering av anbudsdokumenter.
Oppbevaring av journalført post
Avtaler og kontrakter
Avtaler og kontrakter med forpliktende underskrift (papirversjon) skal i tillegg til at de skannes og journalføres på saken (gjøres elektronisk), tas vare på i eget fysisk arkiv (på post/arkivrommet i Servicekontoret). Dvs. eget Avtalearkiv.
Oppbevaring av dokumenter etter skanning og journalføring
I utgangspunktet skal post- og arkivtjenesten kvalitetssikre dokumentene ved innskanning og journalføring. Noen ganger blir filen allikevel ikke av god nok kvalitet ved registrering. Derfor skal mottatt post oppbevares i en periode.
Mottatt post som skannes og journalføres i ePhorte skal oppbevares kronologisk etter mottatt dato. UOFF oppbevares i egne permer. Hvis saksbehandler oppdager at filen i systemet er skadet eller skulle hatt større oppløsning må dokumentet skannes på nytt.
Når alle saker for et år er ferdigbehandlet og meldt ferdig til arkiv - må en gå ut i fra at alle dokumenter i saken er kontrollert med hensyn til lesbarhet og oppbevart post kan kastes.
For å være på den sikre siden leveres kassert post til makulering. Det er til enhver tid gjeldende avtale om håndtering av avfall og gjennvinningstjenester som skal benyttes.
Skanning av saksdokumenter
Fremgangsmåte for skanning fra leverandøren skal følges både ved enkeltskanning og bunkeskanning. Arkivtjenesten registrerer den innkomne posten i arkivsystemet og kontrollerer følgende:
- at dokumentet oppfyller krav til arkivformat; pdf-A
- at alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert
- at alle sider er kommet med i hvert dokument
- at skanningen er kvalitetsmessig god nok (lesbarhet)
- at opplysningene i skannet dokument samsvarer med opplysningene i journalen
Dokumenter/vedlegg som er av et format som gjør at det ikke lar seg skanne
Dokumenter som er av et format som ikke lar seg skanne må behandles, oppbevares og avleveres som fysiske dokumenter jfr Arkivloven.
- originaldokumentet stemples og journalføres
- arkivlegges i støttearkiv for oppbevaring
- kopi sendes ansvarlig saksbehandler
Registrering/Journalføring av post
All arkivverdig post skal journalføres i et sak- og arkivsystem eller registreres i et annet fagsystem.
I journalen (ePhorte) føres all sakspost, både den som er offentlig og den som er unntatt offentlighet. Journalen er kun tilgjengelig for autoriserte brukere. Det gjelder uansett om det er en papirbasert eller en elektronisk journal.
Arkivet skal kontrollere/søke om det inngående saksdokumentet tilhører en eksisterende sak eller om det skal opprettes ny sak.
Alle saker klasseres med primær ordningsverdi (K-koder, personnummer, gårds.- og bruksnummer osv.) og legges i korrekt arkivdel.
Følgende opplysninger registreres:
jfr. Arkivlovens forskrift §2-7
- Dokumenttype
- dokumentdato
- sender/mottaker
- sakstittel/dokumentittel
- datering på dokumentet
Nye saker går ufordelt til leder for riktig enhet.
Dersom det finnes sak fra før - skal arkivet også påføre saksbehandler.
Offentilghetsvurdering
Orkdal kommune praktiserer meroffentlighet.
Offentlighetsvurderingen av inngående post foretas i utgangspunktet av arkivet, men det er allikevel saksansvarlig/saksbehandler som har primæransvaret for at riktig vurdering er gjort.
Hvis arkivet er i tvil, kontaktes den enkelte administrative enhet, der rådmannen, enhetsleder, saksansvarlig eller den som har fått fullmakt til det, avgjør hvilke saksdokument som skal unntas fra offentlig innsyn.
Graderingen blir registrert i sak- og arkivsystemet med lovhjemmel.
Ved tvil om gradering påfører arkivet tilgangskode XX på sak eller journalpost og setter dokumentstatus til M for midlertidig journalført.
Innsyn i graderte dokumenter
Dokumenter som er vurdert eller skal vurderes unntatt offentlighet, skal gis tilgangkode i systemet.
For graderte dokumenter tas det avgjørelse om innsyn i det enkelte tilfelle når det foreligger en begjæring. Innsynsbegjæringer skal journalføres.
LOV 2006-05-19 nr 16: Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova).
Offentlig postjournal
Offentlig postjournal genereres fra sak- og arkivsystemet, og publiseres på www.orkdal.kommune.no.
