Daglig/ukentlig oppfølgingskontroll og kvalitetssikring for arkivpersonell
Arkivpersonellet skal kvalitetssikre og journalføre alle innregistrerte og produserte dokumenter fra saksbehandlere.
Dette betyr:
- Arkivpersonellet søker frem journalposter der dato er -1 eller eldre med status F, S og E for endelig journalføring. Det skal foretas kontroll av registreringen før dokumentstatus settes til J for journalført, jfr. rutinebeskrivelse.
- Arkivpersonellet søker frem alle saker med status R - Reservert sak for å sette disse til status "Under behandling". Kontroller jfr. rutinebeskrivelse.
- Arkivpersonellet søker frem alle "saker til avslutning" og setter status til A (sak avsluttet)
- Arkivpersonellet søker frem alle journalposter med status XX (midlertidig unntatt - ikke off. vurderte JP) og sender påminning til ansvarlig leder/saksbehandler om at JP må offentlighetsvurderes. Søkets navn: Ikke offentlighetsvurdering JP.
- Arkivpersonellet undersøker om det som er ekspedert med SvarUt er sendt
- Arkivpersonellet søker frem alle "Journalposter i status R" og gir beskjed til saksbehandler at status må endres til F-ferdig hvis dokumentet er ekspedert.
- Arkivpersonellet søker fram alle "Tomme saksmapper" og sender melding til saksbehandler. Saksmappene settes til Utgått ved beskjed fra saksbehandler
- Arkivpersonellet søker fram alle "Ufordelte saker" og gir beskjed til enhet om at sakene må fordeles til saksbehandler
- Arkivpersonellet søker frem alle "utsjekkede dokumenter" og undersøker med saksbehandler om dokumentene kan sjekkes inn i ePhorte igjen. Søkets navn: Utsjekkede dokumenter
- Arkivpersonellet skal kvalitetssikre offentlig journal. Utlegging av informasjon skjer med en gang en journalpost blir satt til J for journalført
- Arkivpersonellet skal kvalitetssikre at offentlig journal er publisert på nett - ved mangel varsles IT-avdelinga.
Kvalitetssikring av journalen ifb med ferdigstilling
Arkivtjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i journalen. Dette gjøreres tidligst dagen etter at et dokument er ferdigstilt for utsendelse eller at et inngående dokument er blitt registrert av saksbehandlere/ledere. Kvalitetssikringen går ut på at spesielt følgende kontrolleres:
- at journalposten er knyttet til riktig sak
- at evt avskrivning er utført
- at offentlighetsvurdering er gjennomført
- at evt tilgangskoder er riktig påført og at tekst er beskyttet
- hvis saksbehandleren har opprettet en ny sak, må det spesielt kontrolleres at arkivkode og sakstittel er riktig.
Kontroll med reserverte saker
Arkivtjenesten skal se til
- at offentlighetsvurdering er gjennomført, og riktig skjerming av avsender/mottaker, arkivkode, saksnummer, tittel og innhold er gjort
- at arkivkode og sakstittel er dekkende når ny sak opprettes
- at saken er knyttet til riktig arkivdel
- at saken har fått riktig arkivkode
Arkivtjenesten skal gi tilbakemelding til saksbehandler dersom vedkommende har mange reserverte saker tomme
Kontroll med reserverte journalposter (konsept)
Arkivtjenesten skal med jevne mellomrom utføre søk på journalposter eldre enn 14 dager med status R for å sikre at saksbehandler utfører sin del av prosesstyringen.
Arkivtjenesten skal gi tilbakemelding til saksbehandler dersom vedkommende har mange reserverte dokumenter.
Restansekontroll foretas inntill 4 ganger pr år.
NB! Alle brukere av ePhorte skal utføre søket "Mottatte journalposter"
