Rådmannens arkivansvar

Rådmannen har ifølge § 1.1. i Forskrift om offentleg arkiv (Kommuneloven § 23), ansvaret for kommunens arkiv og for at organisering og oppfølging av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling. Innholdet i administrasjonens arkivansvar er ellers fastsatt i gjeldende lover og forskrifter og i retningslinjer gitt med hjemmel i dette lovverket.

Arkivleders ansvar

Instruksen gjelder for funksjonen som øverste faglige ansvarlige for dokument- og arkivtjenesten i Orkdal kommune

Administrativ plassering

Arkivleder er administrativt underlagt administrasjonssjefen.

Ansvar

• Arkivleder har et overordnet faglig ansvar for kommunens samlede arkivtjeneste, for arkivdanningen og for bevaringen av arkivmateriale.
• Arkivleder skal påse at arkivvirksomheten er i samsvar med gjeldende lover og reglement og at arbeidsoppgavene utføres på en rasjonell og effektiv måte slik at brukerne får den service og de tjenester de har krav på.
• Arkivleder skal rapportere til nærmeste overordnede, og har plikt til å påpeke mangler og feil og påse at disse blir rettet opp.
• Arkivleder skal være representert i utvalg som behandler saker av betydning for kommunens dokumenttjeneste og arkivvirksomhet, og skal avgi uttalelser i saker som angår arbeidsområdet.
• Arkivleder er kommunens kontaktperson utad i saker som gjelder arkivvirksomheten.

Arbeidsoppgaver

• Arkivfaglig lederansvar for personale som arbeider med arkivarbeid.
• Ansvar for at det gis nødvendig opplæring, veiledning og oppfølging innefor arbeidsområdene.
• Ansvar for at det utarbeides en helhetlig arkivplan og at denne blir vedlikeholdt.
• Sørge for at det utarbeides instrukser og reglementer innenfor arbeidsområdene.
• Ansvar for at det brukes godkjent arkivnøkkel og at denne til enhver tid er oppdatert.
• Ansvar for at det brukes elektroniske sak/arkivsystemer som følger offentlige standarder.
• Ansvar for at arkivbegrensning og kassasjon foregår etter gjeldende regelverk.
• Føre tilsyn med arkivlokaler og arkivrom og skal påse at disse er i forskriftsmessig stand.
• Ansvar for bruk og lån av materiale fra bortsettingsarkiv.
• Innkalle til kommunens arkivforum med jevne mellomrom. Leder møtene og føre referat.
• Ansvar for avlevering av arkiv til depot i IKA Trøndelag. Være kommunens kontaktperson mot IKA Trøndelag