Hva skal til arkiv?

Dokumenter som blir til som ledd i en virksomhet. Det vil si dokumenter som mottas eller produseres i virksomheten.

Saksbehandler har ansvar for at dokumenter de mottar og dokumenter de produseres blir lagt i arkiv.

Hvorfor arkiverer vi?

Arkivet trenger vi for å sett dokumentasjon i system. Både det vi mottar og det vi selv produserer.

Krav om arkivering av dokumenter har sin bakgrunn i behovet for å kunne rekonstruere en hendelse eller et hendelsesforløp. Altså for å sikre virksomhetens hukommelse.

Videre må vi ha et system slik at vil finner igjen dokumentene når vi trenger de, enten for egen saksbehandling eller fordi at de etterspørres av andre. Da er et veldrevet arkiv kjekt å ha. Det får vi ikke til uten at arkivet og saksbehandlerne samarbeider.

• All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem eller fagsystemer.

Absolutt ingen kommunale dokumenter skal lagres i personlige filer/mapper.

• Saksbehandler skal journalføre egne utgående brev og interne notater – dvs. alt som mottas som ledd i saksbehandlingen.
• Dokumentene i en sak skal holdes samlet – og det skal være samsvar mellom fysisk arkiv og dokumentene som inngår i et saksnummer i sak-/arkivsystemet.

Saksbehandler skal derfor:

• Kontrollere at mottatt post er registrert i sak- og arkivsystemet eller fagsystem og har riktig arkivbetegnelse, saksnummer og saksbehandler. Dette gjelder også for e-post.
• Ha ansvaret for at forsendelser som kommer direkte til saksbehandler blir journalført. Er saksbehandler i tvil må arkivet kontaktes.
• Sjekk at gradert post er/blir påført riktig tilgangskode og lovhjemmel.
• Sjekk at overskriften på utgående brev er dekkende (gir mening)
• Saksbehandler har, der det finnes fysisk arkivmateriale, ansvaret for at arkivmappen ryddes for dokumenter som ikke skal i arkiv (kladder, kopier, arbeidsnotat m.m.)
• Saksbehandler har ansvaret for at materiale de låner ut fra fysiske arkivmapper blir registrert som utlånt og at materialet blir returnert i samme stand som før utlånet.
• Saksbehandler kan ikke låne arkivmateriale videre til andre uten at dette blir registrert.
• Saksbehandler har ansvaret for oppfølging av saker - jfr. restanse- og forfallskontroll