Arkivplan
Arkivleder har ansvar for oppdatering av kommunens arkivplan. Oppdatering skal skje når
- det skjer endringer i post- og arkivrutiner.
- en kommunal virksomhet oppretter ett nytt arkiv eller arkivdel.
- det blir tatt i bruk ny arkivnøkkel.
- en kommunal virksomhet tar i bruk et nytt datasystem for lagring av informasjon.
- kommunale virksomheter blir lagt ned eller opprettet.
- det blir opprettet eller lagt ned styre eller utvalg.
- det blir gjort vesentlige endringer i kommunens delegasjonsreglement.
- kommunale oppgaver blir overført til virksomheter utenfor kommunen.
Ansvar for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner
Arkivlederen har hovedansvaret for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter i saksbehandlersystemet til registrerings- og arkiveringsfunksjoner.
Ansvar for periodiske arkivrutiner
Periodedeling og bortsetting
Et sakarkiv som går årtier tilbake vil være uoversiktlig. I det daglige arkivet er det kun behov for dokumenter som brukes aktivt. Informasjon som ikke er aktuell skal derfor oppbevares andre plasser.
Arkivmaterialet skal ha ulike oppbevaringsstasjoner ut fra dokumentenes bruksfrekvens, og overføres fra det daglige arkivet til bortsettingsarkiv, fra bortsettingsarkiv til depot (fjernarkivering), i tråd med bestemmelser om arkivordningen.
Det er viktig at bortsettingen av dokumenter skjer regelmessig i faste planlagte intervaller eller arkivperioder. Det skal ikke foregå etter tilfeldighetsprinsipper, som «kjekt å ha» eller «nå er det fullt» metoden. En slik metode vil lett føre til at en mister oversikten over bortsatt materialet. I prinsippet skal arkivet overføres i sin helhet til bortsettingsarkivet før en begynner med nytt arkiv.
Når det er bestemt at det er nødvendig å begynne på en ny periode i arkivet må det vurderes hva slags periodeskille som skal tas.
Restanselister/restansekontroll
Fire ganger årlig skal det tas ut rapport over saker som ikke er ferdigbehandlet/avskrevet. Disse skal sendes saksbehandler/enhetsleder slik at sakene avskrives.
