| Type/tema/Saker
|
Registreres hvor/hvordan
|
Saksbegrep
|
Dokument-kategori
|
Mappetype
|
Arkivdel
|
Tilgangskode/hjemmel
|
Ordningsprinsipp/ klassering
|
Annet
|
| Tilsettingssak
|
JobbNorge med integrasjon mot Documaster
|
|
|
|
|
|
|
|
| Arbeidsavtale/ Ansettelse
|
Sak: Ansettelse - stillingstittel ved arbeidssted - Periode – navn JP:
- Tilbud om stilling – stillingstittel – Periode
- Takker ja til stilling fra xxx
- Kvittering for mottatt politiattest datert
- Taushetserklæring
- Databrukeravtaler
|
Enkeltsak
|
|
Personal
|
Personalarkiv
|
Nei (Ja, Politiattest avskjerm barnevern)
|
FNRA - Fødselsnummer ansatt, Emne - K-kode:
- 411-fast stilling
- 412-midl. stilling
- 413-innleid
- 415-oppdragstaker
- 416-vikar
- 417-lærling
|
Manuell løsning til Sikri har fått på plass løsning: Takker ja til ansettelse og søknad fra kandidat skal flyttes over fra Tilsettingssak fra JobbNorge til Ansettelsessak. Se Rutine for arkivering av politiattester.
|
| Arbeidsavtale Lærling
|
Sak: Ansettelse - lærling stillingstittel - Periode – navn JP:
- Lærekontrakt
- Tilbud om stilling – stillingstittel – Periode
- Takker ja til ansettelse som stillingstittel
- Kvittering for mottatt politiattest
- Taushetserklæring
|
Enkeltsak
|
|
Personal
|
Personalarkiv
|
Nei
|
FNRA - Fødselsnummer ansatt Emne - K-kode: 417
|
|
| Oppmelding til fagprøve/svenneprøve
|
Sak: Oppmelding til fag/svenneprøve – Navn JP: Oppmelding til fag/svenneprøve
|
Enkeltsak
|
|
Personal
|
Personalarkiv
|
Nei
|
FNRA - Fødselsnummer ansatt Emne - K-kode: 417
|
|
| Attester, vitnemål og ansiennitet
|
Sak: Lønnsansiennitet - stilling – Navn JP:
- Søknad om lønnsansiennitet
- Beregnet lønnsansiennitet
- Attester og vitnemål
|
Enkeltsak
|
|
Personal
|
Personalarkiv
|
Vurderes PE - Personalsaker Off.l § 26 1. ledd
|
FNRA - Fødselsnummer ansatt Emne - K-kode: 522
|
|
| Oppfølgingssamtale prøvetid
|
Sak: Prøvetid - Navn JP: Oppfølgingssamtale prøvetid
|
Enkeltsak
|
|
Personal
|
Personalarkiv
|
PE - Personalsaker Off.l § 13 1.ledd, jfr. fvl § 13,1.ledd nr.1
|
FNRA - Fødselsnummer ansatt Emne - K-kode:
|
|
| Disiplinærsak
|
Sak: Oppfølging arbeidsforhold ansatt - Navn
|
Enkeltsak
|
|
Ingen
|
Saksarkiv
|
D - Disiplinær Off.l § 13 1.ledd, jfr. fvl § 13,1.ledd nr.1
|
Emne - K-kode: 407
|
Skjerm navn og eventuelt avsender
|
| Varslingssak
|
Sak: Varsel i hht Arbeidsmiljøloven/ varslingssak – Navn/avdeling
|
Enkeltsak
|
|
Ingen
|
Saksarkiv
|
V - Varslingssak Off.l § 13 1.ledd, jfr. fvl § 13,1.ledd nr.1
|
Emne - K-kode: 407
|
Skjerm navn og eventuelt avsender
|
| Permisjon over 7 dager Flyttedag, husbygging, utdanningspermisjon
|
Sak: Permisjon – Periode – Navn JP:
- Søknad om Permisjon Periode
- Svar på søknad om Permisjon
- Søknad om flyttedag
- Søknad om Permisjon for husbygging
- Søknad om utdanningspermisjon
|
Enkeltsak
|
|
Personal
|
Personalarkiv
|
Vurderes Unntatt off. om det inneholder taushetsbelagte opplysninger: PE - Personalsaker Off.l § 13 1.ledd, jfr. fvl § 13,1.ledd nr.1
|
FNRA - Fødselsnummer ansatt Emne - K-kode: 460-463 vurderes
|
|
| Foreldrepermisjon
|
Sak: Permisjon – Periode – Navn JP:
- Søknad om fødselspermisjon – Periode
- Varsel om avvikling av fedrekvote
|
Enkeltsak
|
|
Personal
|
Personalarkiv
|
Vurderes Unntatt off. om det inneholder taushetsbelagte opplysninger: PE - Personalsaker Off.l § 13 1.ledd, jfr. fvl § 13,1.ledd nr.1
|
FNRA - Fødselsnummer ansatt Emne - K-kode: 462
|
|
| Sykefravær Eventuelt oppfølging sykefravær?
|
Sak: Syk – Periode – Navn JP:
- Innkalling
- Referat fra oppfølgingssamtaler
- Innkalling til dialogmøte – dato
- Korrespondanse med NAV
|
Enkeltsak
|
|
Personal
|
Personalarkiv
|
PM - Skademeldinger/ sykemeldinger: Off.l § 13 1.ledd, jfr. fvl § 13,1.ledd nr.1
|
FNRA - Fødselsnummer ansatt, markeres med U.off Emne - K-kode: 461
|
En sak per sykeperiode Skjerm navn, klassering, eventuelt avsender
|
| Skademelding
|
Sak: Skademelding dato – Navn JP: HMS – Skademelding – type skade
|
Enkeltsak
|
Pskade/ Pbrukerskade
|
Personal
|
Personalarkiv
|
PM - Skademeldinger/ sykemeldinger: Off.l § 13 1.ledd, jfr. fvl § 13,1.ledd nr.1 Avskjerm
|
FNRA - Fødselsnummer ansatt, markeres med U.off Emne - K-kode: 447
|
Merkes med skade, ulykke, nestenulykke, vold og trussel om vold Skjerm navn, klassering, eventuelt avsender
|
| Oppdragsavtaler
|
Sak: Oppdragsavtale – Periode Navn
- Tilbud om oppdrag som
- Takker ja til oppdragsavtale «type oppdrag» - Periode
- Kvittering for mottatt politiattest
|
Enkeltsak
|
|
Personal
|
Personalarkiv
|
Vurderes Unntatt off. om det inneholder taushetsbelagte opplysninger, f.eks navn på klient. KH - KE-Helse: Off.l § 13 1.ledd, jfr. fvl § 13,1.ledd nr.1
|
FNRA - Fødselsnummer ansatt Emne - K-kode: 415
|
Signerte kontrakter sendes til lønn av arkiv via dokumentflyt
|
| Oppsigelse
|
Sak: Oppsigelse - stilling – Navn
- Oppsigelse av stilling
- Svar på oppsigelse
- Forhåndsvarsel oppsigelse
|
Enkeltsak
|
Pans
|
Personal
|
Personalarkiv
|
Vurderes
|
FNRA - Fødselsnummer ansatt Emne - K-kode: 471
|
|
| Seniorpolitikk
|
Sak: Seniorpolitiske tiltak – Navn JP: Avtale om seniorpolitiske tiltak
|
Enkeltsak
|
Psen
|
Personal
|
Personalarkiv
|
Vurderes
|
FNRA - Fødselsnummer ansatt Emne - K-kode: 400
|
|
| Unntak fra ansvar
|
Sak: Unntak fra arbeidsgiveransvar - "Periode" - Navn JP: Vedtak om " godkjent/ avslått" søknad om unntak fra arbeidsgiveransvar
|
Enkeltsak
|
|
Personal
|
Personalarkiv
|
PE - Personalsaker Off.l § 13 1.ledd, jfr. fvl § 13,1.ledd nr.1
|
FNRA - Fødselsnummer ansatt, markeres med U.off Emne - K-kode: 460
|
Skjerm navn, klassering, eventuelt avsender
|
| Godtgjørelser ved bruk av bil eller privat telefon
|
Sak: Telefonavtale – Navn JP: Avtale om bruk av privat telefon
|
Enkeltsak
|
|
Personal
|
Personalarkiv
|
Nei
|
Fødselsnummer ansatt Emne - K-kode: 480
|
|
| Bil
|
Sak: Bilavtale - Navn JP: Avtale om bruk av privat bil
|
Enkeltsak
|
|
Personal
|
Personalarkiv
|
Nei
|
FNRA - Fødselsnummer ansatt Emne - K-kode: 480
|
|
| Videreutdanning/Etterutdanning
|
Sak: Videreutdanning – Periode – Navn JP: : Benevnelse i hht innholdstekst
|
Enkeltsak
|
|
Personal
|
Personalarkiv
|
Nei
|
FNRA - Fødselsnummer ansatt Emne - K-kode: 433
|
|
| Praksisplass - Utplassering elever, studenter, arbeidsutprøving, menn i helse osv…
|
Sak: Praksisplass - "Navn" JP: Benevnes i hht innholdstekst
|
Enkeltsak
|
|
Personal
|
Personalarkiv
|
Vurderes
|
FNRA - Fødselsnummer ansatt Emne - K-kode: 420
|
|
| Attest
|
Sak: Tjenesteattest - Navn
|
Enkeltsak
|
|
Personal
|
Personalarkiv
|
Nei
|
FNRA - Fødselsnummer ansatt Emne - K-kode: 420
|
|
| Pensjon
|
Sak: Pensjon – navn JP: Benevnes i hht innholdstekst
|
Enkeltsak
|
|
Personal
|
Personalarkiv
|
PE - Personalsaker Off.l § 13 1.ledd, jfr. fvl § 13,1.ledd nr.1
|
Fødselsnummer ansatt, markeres med U.off Emne - K-kode: 570
|
Skjerm navn, klassering, eventuelt avsender
|
| Generelle jobbsøknader
|
Sak: Generelle jobbsøknader «årstall» JP:
- Søknad om stilling
- Svar på søknad
|
Enkeltsak
|
|
Ingen
|
Saksarkiv
|
Nei
|
Emne - K-kode: 420
|
|
| Legemiddelhåndtering
|
Sak: Legemiddelhåndtering - Navn JP:
- Kursbevis legemiddelhåndtering
- Godkjenning til å delta i legemiddelhåndtering for Personal uten helsefaglig utdanning
- Fullmakt til å delta i legemiddelhåndtering for Personal uten helsefaglig utdanning
|
Enkeltsak
|
|
Personal
|
Personalarkiv
|
Nei
|
FNRA - Fødselsnummer ansatt Emne - K-kode: 420
|
|
| Oppfølgingsavtaler som ikke har med sykemelding å gjøre
|
Sak: Oppfølgingssamtale – Navn JP: Benevnes i hht innholdstekst
|
Enkeltsak
|
|
Personal
|
Personalarkiv
|
PE - Personalsaker Off.l § 13 1.ledd, jfr. fvl § 13,1.ledd nr.1
|
FNRA - Fødselsnummer ansatt, markeres med U.off Emne - K-kode: 420
|
Skjerm navn, klassering, eventuelt avsender
|
| Timelister
|
Sak: Timelister – «årstall» - Navn JP: Timelister – «årstall» - Navn
|
Enkeltsak
|
|
Personal
|
Personalarkiv
|
PE - Personalsaker Off.l § 13 1.ledd, jfr. fvl § 13,1.ledd nr.1
|
FNRA - Fødselsnummer ansatt Emne - K-kode: 403
|
Forslag: Samles opp og registreres 1 gang Per år
|
| Databriller
|
Sak: Databriller – Ansatt JP: Søknad om tilskudd til databriller
|
Enkeltsak
|
|
Personal
|
Personalarkiv
|
Vurderes i forhold til helseopplysninger
|
FNRA - Fødselsnummer ansatt Emne - K-kode: 442
|
|
| Særskilte lønnsforhandlinger
|
Sak: Særskilte forhandlinger - Navn JP: Protokoll fra særskilte forhandlinger
|
Enkeltsak
|
|
Personal
|
Personalarkiv
|
PE - Personalsaker Off.l § 13 1.ledd, jfr. fvl § 13,1.ledd nr.1
|
FNRA - Fødselsnummer ansatt Emne - K-kode: 515
|
Protokoll fra særskilte forhandlinger skal på Personalmappa. (Det skal stå særskilte forhandler i teksten. Det gjelder:
- kap: 3.4.4 siste avsnitt,
- kap 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4
- Kap 5.2)
Registrering skal ikke vises i postlista, men navn er ikke behov for å skjermes. Forskrift til offentlighetsloven § 6 siste ledd.
|
| Særskilte lønnsforhandlinger
|
Sak: Særskilte forhandlinger - "Hva det gjelder" JP: Protokoll fra særskilte forhandlinger
|
Enkeltsak
|
|
Ingen
|
Saksarkiv
|
|
Emne - K-kode: 515
|
Protokoll fra særskilte forhandlinger skal på Personalmappa. (Det skal stå særskilte forhandler i teksten. Det gjelder:
- kap: 3.4.4 siste avsnitt,
- kap 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4
- Kap 5.2)
|
| Lokale lønnsforhandlinger
|
Sak: Lokale forhandlinger + årstall - Kapittel___ Sak: Lokale forhandlinger + årstall - generelt JP: Benevnes i hht innholdstekst (ta med hele kapitlet, eks 4.2.1)
|
Enkeltsak
|
|
Ingen
|
Saksarkiv
|
|
Emne - K-kode: 515
|
En sak per kapittel. Her legges protokollene. Den generelle saken inneholder dokumenter som ikke går direkte på hvert enkelt kapittel men omhandler kjøreplaner, generelle drøftinger mv Brev til den ansatte med resultatet legges i Personalarkivet - ny sak pr år
|
| Delegering av myndighet - Attestasjonsmyndighet
|
Sak: delegering av myndighet - attestasjonsmyndighet - Navn U JP: Delegering av attestasjonsmyndighet - navn I JP: Signert delegering av attestasjonsmyndighet - navn
|
Enkeltsak
|
|
Personal
|
Personalarkiv
|
|
FNRA - Fødselsnummer ansatt Emne - K-kode: 044
|
Attestasjonsmyndighet er gjort etter økonomireglementet for å kunne attestere/kontere på fakturaer. Denne myndigheten gis til den ansatte, i dens navn, med spesifisering for hvilket ansvarsområde og om det er drift/investeringsbudsjett ansvaret er gitt.
|
| Fravær
|
Sak: Fravær – Navn
|
Enkeltsak
|
|
Personal
|
Personalarkiv
|
PE - Personalsaker Off.l § 13 1.ledd, jfr. fvl § 13,1.ledd nr.1
|
FNRA - Fødselsnummer ansatt, marker som U.off. Emne - K-kode: 461
|
Oppfølging av nærvær, fravær Skjerm navn, klassering, eventuelt avsender
|
| Fysioterapi
|
Sak: Fysioterapi - Navn
|
Enkeltsak
|
|
Personal
|
Personalarkiv
|
PE - Personalsaker Off.l § 13 1.ledd, jfr. fvl § 13,1.ledd nr.1
|
FNRA - Fødselsnummer ansatt, markeres som U.off. Emne - K-kode: 441
|
Skjerm navn, klassering, eventuelt avsender
|
| Lønnsmelding
|
Sak: Lønnsmelding - Navn
- U JP: Lønnsmelding - Endring
- U JP: Lønnsmelding - Opphør
- U JP: Lønnsmelding - Annet
|
Enkeltsak
|
|
Personal
|
Personalarkiv
|
PE - Personalsaker Off.l § 13 1.ledd, jfr. fvl § 13,1.ledd nr.1
|
FNRA - Fødselsnummer ansatt Emne - K-kode: 520
|
Bruk dokumentflyt til Lønn. Sett mottaker, som er Lønn, med forsendelsesstatus Sendt. Registrering skal ikke vises i postlista, men navn er ikke behov for å skjermes. Forskrift til offentlighetsloven § 6 siste ledd.
|
| Avtale om tillegg i lønn / Avtale om tillegg i oppgaver
|
Sak: Avtale om lønnstillegg - periode - Navn Journalpost: Lønnstillegg som X (kontaktlærer og lignende) - periode
|
Enkeltsak
|
|
Personal
|
Personalarkiv
|
PE - Personalsaker Off.l § 13 1.ledd, jfr. fvl § 13,1.ledd nr.1
|
FNRA - Fødselsnummer ansatt Emne - K-kode: 530
|
Lærere kan ha lønnstillegg i gitte periode. For eksempel som kontaktlærer. Perioden kan være for skoleåret 2020/2021, eller en periode som 03.02.20 - 29.05.20 Registrering skal ikke vises i postlista, men navn er ikke behov for å skjermes. Forskrift til offentlighetsloven § 6 siste ledd.
|
| Tilleggsavtaler om ekstravakter eller stilling
|
Sak: Arbeidsavtale om ekstravakter / økt stilling ved XXA - årstall - Navn Journalpost: Avtale om ekstravakter / økt stilling - periode
|
Enkeltsak
|
|
Personal
|
Personalarkiv
|
|
FNRA - Fødselsnummer ansatt Emne - K-kode: 412 eller 416
|
|
| Ferie
|
Sak: Ferie - Navn J.post: Ihht innhold
|
Enkeltsak
|
|
Personal
|
Personalarkiv
|
Vurderes
|
FNRA - Fødselsnummer ansatt Emne - K-kode: 467
|
Eks: Avtale om fravikelse av lokal avtale om ferieavvikling.
|
| Trekk i lønn kostpenger
|
Sak: Fast trekk i lønn for betaling av kostpenger i kommunale barnehager
|
Enkeltsak
|
|
Personal
|
Personalarkiv
|
PE - Personalsaker Off.l § 13 1.ledd, jfr. fvl § 13,1.ledd nr.1
|
FNRA - Fødselsnummer ansatt Emne - K-kode: 541 og A10
|
Registrering skal ikke vises i postlista, men navn er ikke behov for å skjermes. Forskrift til offentlighetsloven § 6 siste ledd.
|
| Økt stilling etter AML
|
Sak: Krav om økt stilling etter AML § XXX - Navn JP:
- Søknad/Krav om økt stilling etter AML 14-4-a
- Svar på søknad/krav om økt stilling
|
Enkeltsak
|
|
Personal
|
Personalarkiv
|
|
FNRA - Fødselsnummer ansatt Emne - K-kode: 411
|
Det sette frem krav/ søknad om økt stilling. AML § 14-4 a: Rett til stilling for deltidsansatte tilsvarende faktisk arbeidstid. Om svaret er ja, skal leder tilby en ny kontrakt, på ny ansettelsessak etter AML § 14-5
|
| Pleiepenger
|
Sak: Pleiepenger - Navn
|
Enkeltsak
|
|
Personal
|
Personalarkiv
|
PE - Personalsaker Off.l § 13 1.ledd, jfr. fvl § 13,1.ledd nr.1
|
FNRA - Fødselsnummer ansatt, markeres som U.off. Emne - K-kode: 461
|
Skjerm navn, klassering, eventuelt avsender
|
