§ 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem - ePhorte

Riksarkivarens forskrift:

§ 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem

Sak- og arkivsystemet ePhorte.

I Malvik kommune er det arkivleder som er systemeier og har sammen med IT-leder det overordnede ansvaret for at drift og vedlikehold av systemet blir ivaretatt.

2a) Brukerrettigheter

Arkivleder er også systemansvarlig og har hovedansvaret for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner. 

Ajourhold av brukerrettigheter:

Arkivleder har ansvar for at brukerrettighetene blir ajourholdt kontinuerlig. Leder har ansvaret for at fagansvarlig for arkiv blir informert/varslet om

• tildeling av brukerrettigheter til nye personer i sak/arkivsystemet
• personer som ikke lenger skal ha brukerrettigheter i sak/arkivsystemet
• endring av en persons brukerrettigheter i sak/arkivsystemet

det kan skje

• ved nyansettelse
• ved endring i stilling som medfører endrede rettigheter i sak/arkivsystemet
• når ansatte slutter

Meldingen skal inneholde:

• Den ansattes fulle navn og stillingstittel
• Nøyaktig dato for endring av brukerrettigheter/ oppretting av ny bruker/ stopp av brukerrettigheter
• Spesifisering av hvilke tilganger og rettigheter den ansatte skal ha/ evt. stopp av tilganger.
• Spesifisering av den enkeltes roller, eventuelt klarering for tilgangskoder

Melding skal oversendes arkivleder når bruker skal legges inn for første gang, eller ved endring/avslutning av arbeidsforhold. Skjemaet "Registrering - ePhortebruker" skal benyttes. Meldingen skal være skriftlig, slik at leder ansvarliggjøres både for brukerrettighetene til sine underordnede og for tidspunkt for tildeling/endring eller stopp av brukerrettigheter. Fagansvarlig for arkiv skal ikke gjøre endringer i brukerrettighetene uten etter skriftlig melding fra lederen til den aktuelle bruker. Ajourhold av brukerrettigheter i sak/arkivsystemet er grunnleggende for sikkerheten i systemet, f.eks for å sikre at sensitiv informasjon ikke kommer på avveie. Tildeling av brukerrettigheter er derfor et lederansvar. Det er systemansvarlig som har det daglige ansvaret for kontinuerlig ajourhold og for tildeling av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner.
Systemansvarlig blir informert/varslet ved skjema «Registrering - ephortebruker"» på e-post fra leder.

Grunnprinsipper:

I tillegg er det mulig å opprette faste tilgangsgrupper ved for eksempel tverrfaglig samarbeid.

2c) Signering og digital signatur

Malvik kommune benytter seg av digital signatur på ulike dokumenter:

• Ansettelseskontrakter med taushetserklæring og databrukeravtale
• Delegeringer
• Avtale om bruk av privat bil i tjenesten
• Takker ja til barnehageplass
• Takker ja til sfo-plass
• Avtale om bruk av privat telefon

Dokumenter som signeres med esignering

• Ekspeder med signeringsoppdrag fra ephorte.
• Når dokumentet er signert av mottaker kommer det til kontrollsøk "Signerte dokumenter" i ephorte. Dette søket sjekkes daglig av arkivet.
• Arkivet sjekker om alle metadata er riktig registrert, om det er registrert på riktig sak og om dokumentet er riktig skjermet.

Ansettelsesprosess:

• Ansettelseskontrakter ekspederes via SvarUt. Den inneholder en lenke til et akseptskjema.
• For å logge inn i akseptskjema må det logges inn med idporten. På den måten blir det autentisert at vedkommende er logget inn som seg selv.
• I akseptskjema takker vedkommende ja eller nei til stilling.
• Akseptskjema blir mottatt i importsentralen i ephorte av arkivet og blir arkivert på riktig sak.

Barnehage- og sfo opptak

• Foresatte bekrefter plass ved innlogging med idporten i Tieto
• Dokumentet blir arkivert via en arkivintegrasjon til ephorte

Godkjenningsflyt i ephorte

• Ansettelseskontrakter blir godkjent via dokumentflyt i ephorte

Signatur med kulepenn

• Husleiekontrakter
• Leasingavtaler
• Husbankens startlån
• Bank - lånetilskudd
• ikke utfyllende liste

Alle elektroniske dokumenter skal være ferdigstilt av riktig saksbehandler, slik at det kan dokumenteres via logg hvem det er som har ferdigstilt dokumentet. Dersom dokumentet skal paraferes, skal dokumentet sendes til godkjenning til rette vedkommende før ekspedering. Paraferingen dokumenteres også via logging i systemet.

Digitalt ekspederte dokumenter påføres følgende setning under saksbehandlers navn og tittel:

Dokumentet er elektronisk godkjent og kan være uten underskrift.

2d) Kvalitetssikring

Arkivet har ansvar for kvalitetssikringen av registreringene i arkivsystemet.

1. Den som skriver et brev har primæransvaret for at det blir registrert på riktig måte.

2. Arkivleder har ansvar for at det utarbeides rutiner og registreringsregler for alle i kommunen.

3. Arkivtjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i journalen.

Inngående dokument:

• Arkivet skanner inngående dokument via PixEdit og kvalitetssjekker dokumentet ved skanning før det blir tilgjengelig i importsentral i ephorte.
• Ved importering av dokumenter sjekker vi pdf-filen på nytt, for å sikre kvalitet og riktig dokument

Alle journalposter med status F eldre enn 1 dag skal journalføres.

• Sjekk at dokumentet er på riktig sak
• Sjekk tittel i henhold til regler
• Sjekk tilgangskode med/hjemmel og riktig skjerming (tittel, avsender/mottaker, fødselsnummer)
• Sjekk at dokumentet er lesbart
• Sjekk at eventuelle vedlegg er med og at de er lesbare
• Sjekk at eventuelle kopimottakere er satt på
• Journalføringsdato får automatisk dagens dato

2e) Registrering, journalføring og arkivering

Utsendelse av post:

Det er arkivpersonale ved arkivet som sørger for utsendelse av papirpost

Saksbehandlere ekspederer selv digital post via funksjonen SvarUt i ePhorte.

Mottak av post:

Det er arkivpersonale ved arkivet som registrerer mottatt digital post som kommer inn via SvarInn i sak- og arkivsystemet ePhorte, e-poster som kommer inn via sentralt postmottak, samt skanning og registrering av mottatt papirpost.

Skanning og/eller registering av inngående dokumenter utføres som regel av arkivpersonale, men kan også utføres av saksbehandler selv, dersom saksbehandler mottar dokumenter direkte (utenom ordinert postmottak). Saksbehandler plikter å vurdere om dokumentene er arkivverdig post og plikter å sørge for at dokumentene blir registrert enten av arkivpersonale eller ved å registrere dokumentene selv. Dokumenter registrert av saksbehandler får status «S» (registrert av saksbehandler) og går til sentralt arkiv for kvalitetssikring før journalføring.

All registrering av mottatte dokumenter skal utføres i henhold til gjeldene registreringsregler for dokumenttype og kvalitetssikres av arkivpersonale før journalføring.

2f) Rutiner som definerer ansvar for:

Fordeling av dokumenter

• Ved registrering av inngående dokumenter fordeler arkivtjenesten direkte til saksbehandler.

Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger

• Retting av uriktige journal- og arkivopplysninger gjøres under kvalitetssikring og journalføring av alle dokumenttyper eller snarest mulig etter at feil er oppdaget. Saksbehandler kan også rette uriktige journalopplysninger der de selv er saksansvarlige.

Avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter

• Saksbehandler har ansvaret for å avskrive alle dokumenter de er ansvarlige for enten svaret er via brev, telefon eller at dokumentet tas til orientering. Arkivtjenesten kvalitetssikrer avskrivninger ved avslutning av saker.

Vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet og registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette

• Malvik kommune praktiserer meroffentlighet. Offentlighetsvurderingen av inngående brev foretas av arkivtjenesten. Hvis tvil, kontaktes den enkelte saksbehandler for bistand for avgjørelsen. Dokumenter som er vurdert unntatt offentlighet, påføres tilgangskode og korrekt hjemmel. Ved innsynsbegjæring i slike dokumenter avgjøres det i hvert enkelt tilfelle, om innsyn skal gis og/eller om eventuell sladding av deler av dokumentet skal utføres

2g) Prosedyre for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ut av drift

Hvis systemet er ute av drift for kortere tid (2-3 dager), utsettes registreringen til systemet virker igjen. Hvis systemproblemene viser seg å bli langvarige (mer enn 3 dager), iverksettes journalføring i papirbasert journal, og dokumentene lagres kronologisk. Kun kopier deles ut til saksbehandlere. Både ut- og inngående brev produsert i denne perioden skannes inn når systemet er i drift igjen. Se egen mal for postjournal - manuell journalføring.

§ 3-4 - Oppbevaring og sikring av elektroniske arkivdokumenter

Det skal utarbeides rutiner for organet som beskriver hvordan arkivdokumentene oppbevares og sikres, herunder:

4a) Lagringsmedier og arkivformat

Det er kun arkivformat godkjent av Arkivverket som brukes i sak- og arkivsystemet ePhorte.

Arkivverket har godkjent følgende formater:

• Tekstdokument med bilde eller grafiske objekt: ren tekst, TIFF, XML eller PDF/A
• Fotografi og bilde: TIFF eller JPEG 
• Kart: TIFF eller SOSI Video: MPEG-2 
• Video: MPEG-2
• Lyd: MP3, PCM eller PCM-basert Wave

Ved avlevering og deponering til kommunalt arkivdepot skal alle elektroniske dokumenter være lagret i disse formatene.

Ephorte har Noark 5 godkjent arkivkjerne der all dokumentasjon blir arkivert i godkjente arkivformat.

Malene i Ephorte for de ulike dokumenttypene bestemmer hvilke av disse formatene som brukes når. I grove trekk blir det slik:

1. Worddokumenter, regneark, powerpoint og lignende konverteres til PDF-A

2. Skannede dokumenter benytter seg av PDF-A format

3. E-posten som kommer inn blir konvertert til RA-HTML-format i forbindelse med
importen. Blir konvertert til PDF-A som arkivformat.

4. Tabelluttrekkene lagres i XML-format

4b) Elektronisk arkivering og arkivering på papir

I et fullelektronisk arkiv som er Noark 5-godkjent, blir sakene kun arkivert og avlevert elektronisk. Rettsdokumentasjonen blir dermed tatt vare på elektronisk, og da er også skannede kontrakter og avtaler å betrakte som gyldige uten original underskrift. Alle avtaler og kontrakter skal skannes og journalføres. I tillegg oppbevares original i avtalearkivet på teknisk. 

 Avtaler som gjelder den ansatte skal ikke i avtalearkivet men kun i personalmappa.

Skal tas vare på i papirformat:

• Tinglyste dokumenter
• Forseglede avtaler
• Pantobligasjoner
• Oppmålingsforretninger (tidligere kalt Kartforretninger)
• Utenlandske avtaler
• Grunneieravtaler
• Utskrift av matrikkelinformasjon
• (Matrikkelbrev, tidligere kalt Målebrev, tas ikke vare på i papirformat)

Avtaler skal journalføres både når de kommer til underskriving og etter at de er underskrevet. Arkivet sender original til saksbehandler for underskriving og setter på en beskjed om at avtalen må returneres arkivet for journalføring også etter at den er underskrevet.

4c) Konvertering og papirkassasjon

Tidspunkt for konvertering

Arkivpersonale journalfører hver dag dokumenter som ligger i systemet under Arkivsøk – «Til journalføring inn/ut». Ved journalføring blir dokumentene umiddelbart automatisk konvertert til PDF/A format. Det samme gjelder for saksframlegg, de konverteres til PDF/A umiddelbart etter journalføring.

Retningslinjer for kassasjon av mottatte papirdokument som er skannet og arkivert elektronisk

Dokumentene blir lagt i rullearkivet i kjelleren og sortert etter dato. Makulering/destruksjon utføres etter deponering av arkivmaterialet til kommunalt depot.

4d) Periodisering og vedlikehold

Malvik kommune har ikke periodisert siden oppstart av ephorte i 2008. Ved årsskiftet 2020 ble det satt en periodisering med to års overlappingsperiode. Malvik kommune skal fra 2020 følge kommunevalgperioden for periodeinndeling av sak/arkiv. Det vil være fireårsperioder for periodisering med mykt skille.

Det varsles og avtales med kommunalt depot om planlagt periodisering og tidspunkt for deponering av elektronisk materiale, slik at dette kan skje umiddelbart etter periodisering er utført.

For vedlikehold av den aktive basen og de historiske databasene er det utarbeidet backup rutiner:

Alle våre data ligger på SAN(Storage Area Network) og vårt SAN er levert av HP og heter 3Par.

Alle diskene er SSD (Solid State Disk) Diskene er satt opp med redundans slik at systemene lever videre om en disk går i stykker og kan skiftes under full drift.

SSD diskene har ingen bevegelige deler og er ekstremt raske og driftssikre. 

Våre rutiner og praksis er i tråd med det som anbefales av våre leverandører og etter «beste praksis».

4e) Beskyttelse og informasjonssikkerhet

Vi har tilgangsstyring i det elektroniske saksbehandlingssystemet, slik at ingen har tilgang til mer enn de har behov for i sitt arbeid. Vi har også backuper som sikrer at materialet ikke går tapt.

Alle tilganger i ephorte tildeles etter skriftlig bestilling fra nærmeste leder. Ved behov for utvida rettigheter skal dette også bestilles av leder. Da er leder ansvarlig for tilgangen som er tildelt.

Når et dokument er ferdig blir der ferdigstilt av saksbehandler. Når det er ferdigstilt blir det journalført av arkiv og konvertert til pdf-fil. Da er det ikke mulig å gjøre endringen i dokumentet i ettertid. Når saksbehandler ekspederer dokumentet elektronisk blir det automatisk konvertert til pdf-fil med en gang.

Vi logger inn i sakssystemet med singel-sign on, som sikrer at den som er logget på pc'n også er logget inn i ephorte.

Tiltak/rutiner papirdokumentasjon:

Dokumentene blir lagt i rullearkivet i kjelleren og sortert etter dato. Makulering/destruksjon utføres etter deponering av arkivmaterialet til kommunalt depot.

Papirdokumenter som inneholder sensitive opplysninger skal ikke blandes med annet avfall, men legges i spesialdunker for makulering/destruering av sensitiv dokumentasjon. Den enkelte saksbehandler er selv ansvarlig for at dokumenter som inneholder sensitive opplysninger behandles/oppbevares forsvarlig og utilgjengelig for uvedkommende, og makuleres umiddelbart når saker avsluttes.

§ 3-6 - Destruksjon av papirversjon etter skanning

Sak- og arkivsystemet ePhorte

1) Vurdering og retningslinje for dokumenter som skal oppbevares på papir

Riksarkivarens bestemmelser om destruksjon av papirversjon etter skanning i den løpende arkivdanningen (jf. Riksarkivarens forskrift § 3-6) sier at «Når arkivdokumenter på papir blir skannet i tråd med kravene i § 5-15, og de arkiveres elektronisk som ledd i den løpende arkivdanningen, kan papirversjonen av dokumentene destrueres. Arkivskaper har ansvar for å vurdere hvilke konsekvenser destruksjon vil kunne ha for juridiske rettigheter og plikter for organet selv eller for andre, og påse at behov for bevaring av originalmediet blir ivaretatt. Destruksjon må ikke skje dersom lovbestemte formkrav, for eksempel krav om håndskrevet signatur eller andre juridiske hensyn, krever at papirversjonen bevares. Det er ikke adgang til å destruere originaldokumenter som kommer inn under destruksjonsforbudet i § 8-7.»

Elektroniske arkiv

I elektroniske arkiv vil det i noen tilfeller være behov for å arkivere enkelte dokumenttyper i papirform, dette gjøres da i et støttearkiv. Informasjon om arkivering i papirform legges inn som en merknad på aktuell journalpost.

Ordning i vedleggsarkivet: Dokumentene legges fortløpende etter saksnummer fra ePhorte.

Retningslinjer

Retningslinjene skal sikre en forsvarlig oppbevaring av dokumenter som av juridiske eller andre grunner stiller krav til form og format, og som har betydning for Malvik kommune med tanke på sikret autentisitet.

I tillegg til ordinære rutiner for å sikre dokumentenes autentisitet, skal retningslinjen være veiledende for om dokumenter som definert her kan oppbevares elektronisk, eller om det er andre forhold som tilsier at de også skal oppbevares i papirform.

Kontrakter og avtaler I norsk rettspraksis er kontrakter og avtaler medieuavhengig, det vil si at det stilles ingen krav til format. Malvik kommune har imidlertid valgt arkivering i original form. Kontrakter og avtaler arkiveres elektronisk og skal i tillegg oppbevares i papirformat. Originaldokumentene oppbevares i avtalearkivet så lenge kontrakten/avtalen er gyldig og ev. i garantiperioden. Originaldokumentene kan kassasjonsvurderes etter dette.

Kontrakter av kort varighet og av mindre verdi, arkiveres kun elektronisk og følger ellers ordinær praksis for fullelektronisk arkiv.

Samsvarserklæring EL-anlegg  Skannes og arkiveres elektronisk. I tillegg oppbevares originaldokumentet i papir i avtalearkivet. 

Skjøter, målebrev  Skannes og arkiveres elektronisk. I tillegg oppbevares originaldokumentet i papir i avtalearkivet. 

Bankgaranti  Skannes og arkiveres elektronisk. Originaldokumentet oppbevares i avtalearkivet og returneres til utsteder av garantien når garantiperioden er utløpt. 

Andre finansrelaterte verdidokumenter knyttet til bl.a. kjøp der det utstedes garantier eller sertifikater og det stilles krav til format  Skannes og arkiveres elektronisk. I tillegg oppbevares originaldokumentene i papir i avtalearkivet.

2) Operatøransvar, arbeidsprosedyre og rutiner for kvalitetssikring ved skanning av innkomne papirdokumenter

Sentralt arkivpersonale har operatøransvaret for skanningen av innkomne papirdokumenter. Arkivpersonale ved ytre enheter har tilsvarende ansvar for papirpost mottatt ved egen enhet.

Etter at dagens post er arkivavgrenset og sortert, skannes og etterbehandles de arkivverdige dokumentene i skanner programmet PixEdit og lagres i PDF format i import sentralen før dokumentene registreres inn i ePhorte.

Under registrering i ePhorte kvalitetssikres skanningen:

-        er alle mottatte dokumenter skannet og arkivert?

-        er alle sider kommet med i hvert dokument?

-        er skanningen lesbar og kvalitetsmessig god nok?

-        er det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte opplysninger?