1) Alle offentlige organer skal til enhver tid ha en ajourført arkivplan jf. forskrift om offentlege arkiv § 4. Arkivplanen skal innrettes slik at den kan brukes som et redskap i organets internkontroll med arkivarbeidet. I arkivplanen skal organet dokumentere hvordan arkivansvaret blir ivaretatt, og hvordan arkivfunksjonen er organisert. Arkivplanen skal gi en samlet oversikt over organets arkiv, jf. arkivlova § 2 bokstav b.

(2) Arkivplanen skal, i tillegg til å oppfylle krav som ellers følger av denne forskriften, minst inneholde:

    a.

organisering av arkivfunksjonen og delegeringsfullmakter på arkivområdet, inkludert hvor ansvaret for å forvalte arkivene er plassert, samt eventuelle avtaler om kjøp av arkivtjenester,

    b.

rutiner for dokumentfangst, journalføring, tilgangsstyring og kvalitetssikring av arkivene, jf. forskrift om offentlege arkiv § 12,

    c.

rutiner for oppbevaring og sikring av arkivene,

    d.

klassifikasjon som blant annet viser hvilke prosesser arkivdokumentene inngår i, jf. forskrift om offentlege arkiv § 5,

    e.

oppdatert arkivoversikt som viser hvor arkivdokumentene er lagret,

    f.

kassasjonsregler med oppbevaringstid og rutiner for bevaring og kassasjon, jf. forskrift om offentlege arkiv § 16 jf. § 7-3 i forskriften her, og

    g.

avleveringsplan for statlige organ, jf. forskrift om offentlege arkiv § 19