Malvik kommune har så langt som mulig sentralisert tjenestene for post og arkiv, og arkivtjenesten er plassert på rådhuset.

Alle, unntatt de som har egne fagsystem for klient- , objekt og fagbehandling , skal bruke sak- og arkivsystemet Elements for journalføring, saksbehandling og arkivering. Skolesekretærene er ansvarlig for arkivering og skanning av inngående dokumenter på skolene, mens arkivtjenesten er ansvarlig for journalføring av alle andre dokumenter.

All post skal sendes til Malvik kommune, og arkivtjenesten er ansvarlig for både papirbasert -og elektronisk postmottak. Arkivtjenesten er også ansvarlig for å kvalitetssikre alt som blir produsert i Elements.

Ansvarlig for hvert enkelt fagsystem er dataansvarlig på virksomhet/avdeling hvor programmet brukes.

Se mer informasjon innen Elektroniske fag- og arkivsystem  og deres dokumentasjonskrav for fullelektroniske arkivsystemer.