Type/ tema/ emne

Registreres hvor/hvordan

Saksbegrep

Arkivdel

Tilgangskode/hjemmel

Ordningsprinsipp/

klassering

Annet

Klagesaker, alle klagesaker skal inn i sak/arkiv

En sak pr klage – entydig tittel

Enkeltsak

Saksarkiv

Vurderes

Emne K-Kode:

Klager på legebehandling skal ikke inn i sak/arkiv

Klage på avslag på parkeringstillatelse

Sak: Klage på avslag på parkeringstillatelse - Navn

JP: Klage på avslag på parkeringstillatelse

Enkeltsak

Saksarkiv

U - Unntatt offentlighet

Offl § 13 jfr Fvl § 13, 1.ledd nr 1

Emne K-kode: U50

Skjerm navn og eventuelt avsender

Budsjett og økonomiplan

”Budsjett 2008 og økonomiplan for perioden 2008 - 2011”

Samlesak pr år

Saksarkiv

Nei

Emne K-Kode: 151

Forslag fra sektoren er unntatt til Kommunedirektørens forslag foreligger

Forslag og vedtatt budsjett skannes

Budsjettreguleringer

”Budsjettreguleringer + årstall”

Samlesak pr år

Saksarkiv

Nei

Emne K-Kode: 153

Skatteregnskapet for 2007

”Malvik kommunes skatteregnskap for + årstall”

Samlesak pr år

Saksarkiv

Nei

Emne K-Kode: 212

Regnskap

”Regnskap + årstall – Malvik kommune””

Samlesak pr år

Saksarkiv

Nei

Emne K-Kode: 210

Skann inn regnskapet

Årsmelding/årsberetning

”Årsmelding/årsberetning Malvik kommune + årstall”

Samlelsak

Saksarkiv

 Nei

Emne K-Kode: 210

Låneopptak

”Lån lånenr bank”

En sak per lån

Saksarkiv

Nei

Emne K-Kode: 251

Kopi av vedtak og lånedok. i sak ang. formålet

Økonomisk støtte

”Søknader om økonomisk støtte + årtall”

Samlesak pr år

Saksarkiv

Nei

Emne K-Kode: 223

Gjelder tilfeldige søknader fra div organisasjoner/private

Bevilling av salg av øl og skjenkebevilling

”Bevilling av salg av øl og skjenkebevilling for perioden 01.07.08 – 31.06.11”

Samlesak pr periode

Saksarkiv

Nei (vurderes)

Emne K-Kode: U63

Fellessak for stort sett utgående dokumenter. Søknader registreres som enkeltsaker – se under

Skjenkebevilling for hver 4-års periode  (søknader og behandling)

”Skjenkebevilling for perioden 01.07.08 – 31.06.11 - + navn på firma

JP: Ta med periode og firma her også

Enkeltsak

Saksarkiv

Nei (vurderes)

Emne K-Kode: U63

Bevilling av salg av øl - for hver 4-års periode (søknader og behandling)

”Salgsbevilling for perioden 01.07.08 – 31.06.11  - + navn på firma”

 JP: Ta med periode og firma her også

Enkeltsak

Saksarkiv

Nei (vurderes)

Emne K-Kode: U63

Salgs- eller skjenkebevilling,

(enkeltsøknad i perioden)

”Salgsbevilling (eller skjenkebevilling) for perioden … fram til …..” (ut inneværende salgsperiode)

Enkeltsak

Saksarkiv

Nei

Emne K-Kode: U63

Fritak fra kommunale verv

”Fritak fra kommunale verv – N.N. ”

Enkeltsak

Saksarkiv

Nei (vurderes)

Emne K-Kode: 033 Ktillegg- K-Kode: &16

Telefonreglement for ombud og ansatte

”Telefonreglement for ombud og ansatte i Malvik kommune.”

Samlesak

Saksarkiv

Nei

Emne K-Kode: 542

Avtaler om bruk av mobiltelefon i personalmappe

Beredskap

Samlesak pr. år

”Beredskap 2007” (kriseledelse, øvelser, kurs, osv.)

(Beredskapsplaner for hvert fagområde – enkeltsaker)

Samlesak

Saksarkiv

Nei

Emne K-Kode: X20

Kommunestyrevalg, stortingsvalg, fylkestingsvalg

Alle saker skal starte med

”Valg 2009” - + det det gjelder

Samlesaker/enkelstsaker etter behov

Saksarkiv

Nei

Emne K-Kode: 011-stortin

012-samet

013-fylkest

014-komm

Valg av styrer, råd og utvalg

”Valg av styrer, råd og utvalg for perioden 2008 – 2011”

JP: Benevnelse i hht innholdstekst

Samlesak

Saksarkiv

Nei

Emne K-Kode: 033

Valg av formannskap, ordfører, varaordfører, faste utvalg m.m.

”Valg av formannskap, ordfører, varaordfører, faste utvalg m.m. for perioden 2007 – 2011”

JP: Benevnelse i hht innholdstekst

Samlesak

Saksarkiv

Nei

Emne K-Kode: 033

Valg av lagrettemedl., med-dommere, forliksråd m.m.

”Valg av lagrettemedl., meddommere, forliksråd m.m. for perioden 01.05.08 – 30.04.12”

JP: Benevnelse i hht innholdstekst

Samlesak

Saksarkiv

Nei

Emne K-Kode: 033

IKT-avtaler

TV-aksjon

”TV-aksjon årstall”

Samlesak pr år

Saksarkiv

Nei

Emne K-Kode: X03

Delegasjon av myndighet

Samlesak for hele kommunen

”Delegering av myndighet i Malvik kommune årstall”

Samlesak pr år

Saksarkiv

Nei

Emne K-Kode: 044

Delegasjonsreglement

”Delegasjonsreglement Malvik kommune”

Samlesak

Saksarkiv

Nei

Emne K-Kode: 044 Ktillegg- K-Kode: &00

Tilskudd til politiske parti

”Statstilskudd til de politiske partiene i kommuner og fylker årstall”

Samlesak pr år

Saksarkiv

Nei

Emne K-Kode: 223 og C83

Skatteregnskap – kontroll

Temakontroller fra regional kontrollenhet (1-2 ganger pr. år)

”Kontroll av skatteregnskapet + årstall

Samlesak pr år

Saksarkiv

Nei

Emne K-Kode:212

Reiserett, korrespondanse med fylkesmannen

”Reiserett + periode”

Samlesak pr periode

Saksarkiv

Emne K-Kode:F11

Sykefravær

”Sykefravær Malvik kommune + årstall

Samlesak pr år

Saksarkiv

Nei

Emne K-Kode:461

Selskaper:

• Malvik Næringsutvikling
• Norservice AS
• Trønderenergi AS
• Revisjon Midt-Norge AS
• Innherred Renovasjon IKS
• Interkommunalt arkiv IKS
• Kontrollutvalgssekretariatet Midt Norge Konsek IKS
• Trondheim Havn IKS
• Trøndelag Brann og redningstjeneste IKS
• Homla Miljøenergi AS
• KLP
• Regionrådet Værnesregionen
• Regionalt Pilegrimssenter Stiklestad AS
• KS Trøndelag
• Nyhavna Utvikling IKS
• + evt flere

Sak: Navn på selskap – styringsdokumenter + årstall

JP:

• Årsrapport + årstall
• Regnskap + årstall
• Generalforsamling + dato
• Representantskap + dato
• Innkalling + dato
• Referat + dato
• Skjema for rapportering fra representantene etter generalforsamling eller representantskapet

Samlesak per år per selskap. En sak der alle dokumentene som gjelder selskapet er samlet.

Saksarkiv

Nei

Emne K-Kode:037

Diverse rettssaker/sivile saker hvor ansatte i kommunen eller ordfører er innkalt som vitne med videre.- Opprett en sak pr tilfelle. Dokumenter legges ikke på f.eks barnets mappe eller personalmappe.

Sak: Entydig navn på sak. Skjerm eventuelle personnavn.

JP: I henhold til innhold

En samlesak pr tilfelle

Saksarkiv

U - Unntatt offentlighet

Offl § 13 jfr Fvl § 13, 1.ledd nr 1

ROS-analyser

Sak: Virksomhets ROS-analyser årstall

JP: Ros-analyse fra virksomhet

Samlesak per år

Saksarkiv

U - Unntatt offentlighet

Offl § 24 3. ledd

Emne K-Kode: X20

Ktillegg- K-Kode: &32

Vielse

Vielsesattest

Sak: Vielse- (vielsesdato) – Navn

JP:

• Bestillingsskjema vielse – vielsesdato
• Prøvingsattest
• Dokumentasjon på lovlig opphold
• Oversendelse av vigselsbok

Enkeltsak per par

Saksarkiv

U - Unntatt offentlighet

Offl § 13 jfr Fvl § 13, 1.ledd nr 1

Emne K-Kode:C84

 FNRK - Fødelsnummer klient

Navn på brudepar

 Vigselsbok sendes til folkeregisteret, brudeparet skal være kopimottaker.

 Skjerme navn, avsender og fødelsnummer

Høringer

Sak: Høring - + det det gjelder

JP: Høring - + det det gjelder - + høringsfrist

Enkeltsak pr høring

Saksarkiv

Nei

Det det gjelder

Samtlige høringer journalføres

Avvik personvern

Sak: Avvik personvern - hva det gjelder

JP: Melding om avvik

Enkeltsak per sak

Saksarkiv

Vurderes i hvert tilfelle

Familietorg

Sak: Malvik familietorg - Familien *****

Enkeltsak per familie

Saksarkiv

U - Unntatt offentlighet

Offl § 13 jfr Fvl § 13, 1.ledd nr 1

Emne K-Kode: eF85

Skjerm navn og eventuelt avsender.

Her blir det fattet vedtak fra Nav som gjelder en hel familie. Det skal derfor opprettes en sak per familie.

Interpellasjon

SAK: Interpellasjon – hva det gjelder

Enkeltsak per interpellasjon 

Saksarkiv

 Nei

K-kode

Ktillegg- K-Kode: &29

Samhandlingsavvik med eksterne helsetjenester (F.eks St. Olavs, Trondheim kommune)

Sak: Samhandlingsavvik med eksterne helsetjenester - Navn

Enkeltsak per tilfelle

SA-samhandlingsavvik

Offl § 13 jfr Fvl § 13, 1.ledd nr 1

Emne K-Kode: F00

Ktillegg- K-Kode: &06

Skjerm navn og eventuelt avsender

Disiplinærsak

Sak: Oppfølging arbeidsforhold ansatt - Navn

Enkeltsak

Saksarkiv

D - Disiplinær

Offl § 13 jfr Fvl § 13, 1.ledd nr 1

Emne - K-kode:

407

Skjerm navn og eventuelt avsender

Varslingssak

Sak: Varsel i hht Arbeidsmiljøloven/ varslingssak – Navn/avdeling

Enkeltsak

Saksarkiv

V - Varslingssak

Offl § 13 jfr Fvl § 13, 1.ledd nr 1

Emne - K-kode:

407

Skjerm navn og eventuelt avsender