Kommunedirektørens arkivansvar 　

Kommunedirektør har ifølge Forskrift om offentlege arkiv § 1 og Kommuneloven § 13-1, ansvaret for kommunens arkiv og for at organisering og oppfølging av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling. Innholdet i administrasjonens arkivansvar er ellers fastsatt i gjeldende lover og forskrifter og i retningslinjer gitt med hjemmel i dette lovverket.

Arkivleders ansvar 　

Arkivleder er videredelegert funksjonen som øverste faglige ansvarlige for dokument- og arkivtjenesten i Malvik kommune. 

Det vises til Malvik kommunes delegeringsreglement, vedtatt av kommunestyret 28.05.2018 i sak 21/18. Med hjemmel i reglementets generelle bestemmelser punkt 2 er myndighet videredelegert fra organisasjonssjef til arkivleder 22.09.20.

Administrativ plassering

• Arkivleder er administrativt underlagt leder i servicetorget.
• Arkivfaglig er arkivleder underlagt kommunedirektør.

Ansvar

• Arkivleder er delegert funksjonen som øverste faglige ansvarlige for dokument- og arkivtjenesten i Malvik kommune.
• Arkivleder har et overordnet faglig ansvar for kommunens samlede arkivtjeneste, for arkivdanningen og for bevaringen av arkivmateriale.
• Arkivleder skal påse at arkivvirksomheten er i samsvar med gjeldende lover og reglement og at arbeidsoppgavene utføres på en rasjonell og effektiv måte slik at brukerne får den service og de tjenester de har krav på.
• Arkivleder skal rapportere til nærmeste overordnede, og har plikt til å påpeke mangler og feil og påse at disse blir rettet opp.
• Arkivleder skal være representert i utvalg som behandler saker av betydning for kommunens dokumenttjeneste og arkivvirksomhet, og skal avgi uttalelser i saker som angår arbeidsområdet.
• Arkivleder er kommunens kontaktperson utad i saker som gjelder arkivvirksomheten.

Arkivansvar på virksomheter og avdelinger　

Virksomhetsleder/avdelingsleder er delegert det administrative ansvaret for at organisering og oppfølging av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling og de reglene som er fastsatt i arkivplanen.

Virksomhetsleder/avdelingsleder kan peke ut arkivansvarlig i sin virksomhet/avdeling. Ordningen med sentralarkiv innebærer at arkivansvarlig i ytre virksomhet/avdeling kun er ansvarlig for de arkivserier (objektarkiv) som til en hver tid befinner seg på enheten.

Administrativ plassering

• Arkivansvarlige er administrativt underlagt leder i sin enhet.
• Arkivansvarlig er underordnet arkivleder i arkivfaglige spørsmål og skal rapportere til denne og til nærmeste overordnede linjeleder.

Ansvar

• Arkivansvarlig har et operativt faglig ansvar for enhetens samlede arkivtjeneste.
• Arkivansvarlig skal påse at arkivarbeidet følger lover og bestemmelser, og at arbeidet utføres på en rasjonell og effektiv måte i henhold til bestemmelsene i denne planen.
• Arkivansvarlig har ansvar for å bringe arkivfaglige problemer i den ulike enhet videre til arkivleder.

Saksbehandlers arkivansvar 　

Saksbehandler har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase.
Saksbehandler er ansvarlig for at alle saksdokumenter som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon blir arkivlagt. Jfr. Arkivloven § 2-6
Dokumentene i en sak skal holdes samlet

Administrativ plassering

• Saksbehandler er administrativt underlagt leder i sin enhet.
• Saksbehandler er underordnet arkivleder i arkivfaglige spørsmål.

Ansvar

• Kontrollere at mottatt post er registrerte i riktig sak og med riktig tilgangskode/gradering/lovhjemmel og saksbehandler. Dette gjelder også telefaks og e-post. Det er ikke anledning til å starte saksbehandling på brev som ikke er journalført.
• Har ansvaret for at brev (inkl. e-post og telefaks) som kommer direkte til saksbehandler blir journalført.
• Påse at overskriften på utgående brev er dekkende og at brevet kun omhandler en arkivsak.
• All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem eller fagsystemer. Absolutt ingen kommunale dokumenter skal lagres i personlige filer/mapper. Saksbehandler skal registrere/skrive egne utgående brev, notater og mottatte/sendte eposter i sak/arkivsystem – dvs. alt som mottas som ledd i saksbehandlingen og har verdi som dokumentasjon.
• Ha ansvaret for at alle brev de sender som er registrert i arkivdeler som ikke er elektronisk har arkivlagt kopi i saksmappe.
• Registrere selv eller gi beskjed til　arkivet ved overføring av sak til annen saksbehandler.
• Saksbehandler har ansvar for at alle dokumenter med vedlegg i elektroniske arkivdeler finnes elektronisk.
• Saksbehandler har ansvaret for at arkivmappen ryddes for arkivuverdig materiale som konsept, kladder, dubletter, arbeidsnotat m.m før avslutning av papirarkiv.
• Saksbehandler har ansvaret for at materiale de låner ut fra papirarkiv blir registrert som utlånt og at materialet blir returnert i samme stand som før utlånet innen rimelig tid. Saksbehandler kan ikke låne arkivmateriale videre til andre uten at dette blir registrert.
• Saksbehandler har ansvaret for restanseoppfølging.

IKA Trøndelag - ansvar og oppgaver 　

Malvik kommune er deleier i IKA Trøndelag Iks og har delegert følgende oppgaver til arkivinstitusjonen:

• Depotinstitusjon for arkivmateriale – både papirbaserte og elektroniske arkiver. Dette gjelder for arkivmateriale eldre enn 25 år som har gått ut av administrativt bruk og for avsluttede arkiv for organer som er nedlagt og som ikke er overført til annet organ.
• Formidling av informasjon/dokumentasjon fra arkiver avlevert til depot
• Gir råd og veiledning i gjeldende lovverk for arkivdanningen og ved utarbeidelse av lokalt regelverk, der dette må gjøres, i følge forskriftene til arkivloven
• Rådgivning og veiledning vedrørende arkivdanning og avlevering av arkivmateriale til depot.
• Arkivfaglig opplæring av de ansatte i kommunen