Arkivering i Profil

Profil har i prinsippet to arkivdeler, saksarkiv (som er knyttet til Norak5 kjernen) og EPJ arkiv som er knyttet til Elektronisk Pasient Journal. Dokumenter som skal lagres i EPJ er dokumenter av typen, epikriser, medisinsk/faglig informasjon som ikke er relatert til en saksutredning, sykepleierapporter som kommer per tradisjonell post oglignende.

Rutiner rundt skanning og import av dokumenter til Profil

Den som skanner inn dokumenter må sjekke at dokumentet er fullstendig utfylt, lesbart, og at alle sidene i dokumentet har kommet med. PixEdit benyttes som programvare for skanning og kvalitetssikring av dokumenter. Er det innskannede dokumentet vanskelig å lese, må en prøve å skanne det inn med høyere oppløsning, ev kopiere det med sterkere fargekontrast før en skanner inn på nytt.

Etter at dokumentet er importert til Profil, velger en å slette dokument fra mappe for innskannede dokument. Papirdokumentet lagres i egne esker/mapper til deponering/ elektronisk uttrekk er utprøvd. Oppbevares på sentralt arkiv på Rådhuset. Merkes med dato for skanning og om det tilhører ”postjournal” eller  «EPJ (Pasientjournal)». Dokumentene låses inn.

Som et ekstra sikkerhetstiltak slettes alle dokumenter som skannes inn via PixEdit til felles mappe «safeq-scan” automatisk kl. 23 hver kveld. IT-avdelingen er ansvarlig. 

Oversikt over plassering av skannede dokumenter i postjournal og EPJ arkiv

Virksomhetens ansvar

Hver virksomhet er ansvarlig for å gå igjennom egen post daglig på virkedager, dette gjelder både innkommet post til postjournal og EPJ. Den enkelte virksomheten har et ansvar for at all innkommende post i EPJ blir gjennomlest, og eventuelt fordelt og behandlet. I de tilfellene der innkommet post i EPJ inneholder en henvendelse/ønske om tjenester, skal det skrives en henvendelse under saker i Profil. Det må gjøres slik at saksbehandler kan få startet saksbehandlingen.

For post i postjournal har virksomheten og den saksbehandlende virksomhet et felles ansvar for å gjennomgå innkommet post. Virksomhetene har også ansvaret for at saken blir registrert som sak og at journalnr/journalår blir registrert innen kort tid. Saksbehandlende virksomhet skal sørge for at saken blir fordelt til en saksbehandler.

Virksomheten er ansvarlige for at det blir opprette egne rutiner på vær virksomheten for behandling av post.

Ved død/flytting eller avsluttede tjenester skal virksomheten sende ut beskjed til alle andre tjenesteytere som gir denne brukeren en tjeneste. Hver tjenesteyter er ansvarlig for å avslutte egne tjenester. Betalingstjenester avsluttes ikke før vederlagsberegninger er gjort og siste faktura er sendt ut. VS Arkiv ansvarlig i Profil får beskjed når alle tjenester er avsluttet i Profil, og journalen kan avsluttes i arkivet.

Saksbehandler ansvar

Saksbehandler er ansvarlig for egne dokumenter. Før dokumenter arkiveres, skal saksbehandler kvalitetssikre egne registreringer. Den som ferdigstiller et dokument, har ansvar for å sjekke arkivstatus før en ferdigstiller saken. Arkivstatus vises i Profil både som brukermapper, saker og journalposter. Når feltet er blankt, er mappe/journalpost ikke opprettet i VS Arkiv. Når feltet er utfylt, er det vanligvis utfylt med "journalen er arkivert" som indikerer vellykket oppretting i VS Arkiv.

• For å arkivere i VS Arkiv må dokumentet/saken ferdigstilles.
• Ferdigstill søknaden i postjournal når den er importert og det er opprettet sak.
• Ferdigstill vedtak i postjournal når vedtaket skrives ut og sendes til søker.
• Gå så inn i saksbildet og ferdigstill saken slik at saksutredningen låses.

Dersom det i etterkant av ferdigstilling synes nødvendig å foreta endringer, er det mulig å oppheve ferdigstillingen. Kontakt systemansvarlig i Profil. Slike endringer logges i fagsystemet. Oppheves ferdigstilling på journalposten, medfører dette at posten fjernes fra VS Arkiv. Saken re-åpnes i VS Arkiv, og status endres fra "Avsluttet" til "Under behandling".

Opphevelse av ferdigstilling i Profil logges også i VS Arkiv enten som sletting av journalpost eller endring av status saksmappe.

I noen tilfeller vil Arkivstatusfeltet ha rød skrift som indikerer at noe har feilet ved overføring til VS Arkiv. Mer spesifikk beskrivelse av feilen vises når man holder musepekeren over arkivstatusfeltet. Saksbehandler er ansvarlig for å rapporter slike feil til systemansvarlig i Profil for feilretting.

Denne feilen vil også vises i VS Arkiv sin avviksrapport i Profil, som sjekkes en gang i uka av VS Arkivansvarlig i Profil. Avviksrapport lagres i egen perm hos arkivansvarlig til alle avvik er korrigert.

VS Arkivansvarlig i Profils ansvar

Administrativ plassering:

• VS Arkiv ansvarlig i Profil er administrativt underlagt leder i sin virksomhet.
• VS Arkiv ansvarlig er arkivfaglig underlagt arkivleder ved Servicetorget.

Ansvar: VS Arkiv ansvarlig i Profil har ansvar for følgende delegerte arbeidsoppgaver i Profil og VS Arkiv.

Arbeidsoppgaver VS Arkiv:

• Avslutte bruker i arkiv ved flytting/avsluttede tjenester eller død.  OBS etteroppgjør for langtidsplasser året etter dødsfall.

 Arbeidsoppgaver i Profil: 

• Kjøre VS Arkiv avviksrapport i Profil en gang i uka.
• Ta kontakt med saksbehandlere som har saker liggende pr. mail. Bruk løpenummer, ikke navn.
• Feil som ikke lar seg løse lokalt, meldes systemansvarlig i Profil.  

Arkivleder sentralarkivets ansvar

Ansvar: Arkivleder har et overordnet faglig ansvar for arkivet.

• Arbeidsoppgaver VS Arkiv: Kontrollere at dokumenter kommer inn og blir arkivert (Om det ikke har blitt arkivert noe i løpet av de siste dagene bør en sjekke om noe har stoppet opp)

 En gang i uken kontrolleres følgende:

• At tittelen på dokumentet stemmer overens med saken.
• At det er knyttet et dokument til hver nye registrering.
• Endringslogg/sporingslogg ved behov.
• Opprette og vedlikeholde hovedarkiv i samarbeid med systemansvarlig
• Opprette og vedlikeholde arkivdel i samarbeid med systemansvarlig.
• Ansvar for avlevering til depot på Dora.

Systemansvarlig profils ansvar

Arbeidsoppgaver VS Arkiv:

• Ta imot og behandle feilmeldinger fra arkivleder, virksomhetene, saksbehandlere og VS Arkiv ansvarlig Profil.

Systemansvarlig i VS Arkivs ansvar

• Opprette brukere, tildele roller og passord i arkivet.
• Kontaktperson mot Visma i forhold til VS Arkiv.
• Oppdatere VS Arkiv når det utvikles nye versjoner.
• Opplæring i forhold til nye versjoner.