Her er en forklaring på når du skal bruke utgående brev og når du skal bruke notater, og hvilken type møtereferat.

Vi har i dag 1 arkivskaper i Elements og det er Malvik kommune. Her inngår alle virksomheter og avdelinger.

 Utgående brev:

• Ved korrespondanse med personer og organisasjoner utenfor arkivskaperen skal utgående brev benyttes.
• Sender vi dokument som skal både til saksbehandlere/virksomheter innenfor Malvik kommune og eksterne mottakere skal utgående brev benyttes
• Ansatte er eksterne mottakere - utgående brev skal brukes
• Økonomi og lønn er Stjørdal kommune sitt ansvar og dermed ekstern mottaker – utgående brev

 Vi har 2 typer notater:

• Internt notat med oppfølging – krever oppfølging og havner under søket "Min ubesvarte post - restanser" til intern mottaker (Avsender krever at mottaker ”svarer” på notatet.)
• Internt notat uten oppfølging – krever ikke oppfølging og havner under søket "Mine kopier - (Til orientering) - Siste 90 dager" til intern mottaker.

Når vi sender et dokument innenfor arkivskaperen skal vi bruk Internt notat med eller uten oppfølging.

Sendes dokumentet til mottakere både i og utenfor arkivskaperen skal utgående brev benyttes.

Møtereferat:

Mal for møtereferat finnes både som utgående brev og som notat.

Gjelder møtereferatet personer/organisasjoner utenfor arkivskaperen må det skrives som et utgående brev. Er det mottakere både i og utenfor arkivskaperen skal utgående brev benyttes.

Av og til gjelder møtereferatet kun internt innenfor arkivskaperen, men navnene på møtedeltakerne finnes ikke i Elements. Da kan notat brukes og møtedeltakerne/kopimottakerne settes kun i selve tekstdokumentet og ikke på journalpostnivå.