Tilgangsstyring i Elements styres via tilgangskoder og tilgangsgrupper.
Alle har tilgang til alle saker, journalposter og dokumenter som ikke er unntatt offentlighet.
Alle brukerne av Elements kal kun autoriseres for de tilgangskoder de trenger for å få utført sin jobb og det er enhetsleder som autoriserer sine ansatte, ved å bestille tilgang i DAP brukerportal.
Det finnes tre nivåer for autoriseringer for tilgangskoder:
- Egne saker (kun saksbehandler som har tilgang)
- Egen virksomhet (alle på virksomheten/avdelingen)
- Hele virksomheten (Tilgang til alt. Rådmann, kommunalsjefer og arkiv har dette.)
I saker med tilgangskode U er tilgangen begrenset til egne saker.
De andre tilgangskodene er begrenset til virksomhet/avdeling + at man må være autorisert for tilgangskoden.
Tilgangskoder i Elements
| A
|
Ansettelsessaker
|
| BA
|
Barnehagemapper
|
| BO
|
KE-Startlån og boligtildeling
|
| D
|
Disiplinærsaker
|
| E
|
Elev
|
| EB
|
Elev - Begrenset tilgang
|
| EX
|
Elev kode
|
| FL
|
Flyktning
|
| HE
|
Helse
|
| KB
|
Utgår - KE-Helse barn og unge
|
| KD
|
KE-Drosjekort/Transporttjenesten
|
| KH
|
KE-Helse
|
| KV
|
Utgår - KE-Helse- voksne
|
| L
|
Læringsmiljø
|
| LA
|
Landbruk
|
| MU
|
Møtedokumenter unntatt offentlighet
|
| PB
|
Personal - Begrenset tilgang
|
| PE
|
Personalsaker
|
| PL
|
Personal-Lærling
|
| PM
|
Skademeldinger/sykemeldinger
|
| SA
|
Samhandlingsavvik
|
| SI
|
SvarInn
|
| U
|
Unntatt offentlighet
|
| UB
|
Unntatt offentlighet - Begrenset tilgang
|
| V
|
Varslingssaker
|
| XS
|
Midlertidig sperret sensitiv informasjon
|
Tilgangsgrupper:
Tilgangsgrupper benyttes når det er behov for å gi personer på tvers av enhetene tilgang til en bestemt type saker, - f.eks personalmapper. Personer som legges i tilgangsgruppene må være autorisert for aktuell tilgangskode i tillegg. Vi har faste tilgangsgrupper for personalmapper, elevmapper og barnehagebarnsmapper.
Adhocgrupper:
Adhocgrupper benyttes når det er behov for å gi personer på tvers av enhetene tilgang til enkeltsaker. Personer som legges i en adhocgruppe må være autorisert for aktuell tilgangskode i tillegg.
Innmelding/endring/opphør
Alle innmeldinger, endringer eller opphør skal varsles på eget skjema og underskrives av leder.
