Dette er et forslag som gjelder for papirarkiv før Noark-4-standarden ble tatt i bruk:

RETNINGSLINJER FOR OPPRETTING, REGISTRERING, ARKIVERING OG AVLEVERING AV PROSJEKTARKIVER FOR TEKNISKE FAGOMRÅDER

(Revisjon nr. 3)

Innledning

Formål

Virkeområde

Definisjoner

Oppretting og ordning av prosjektarkiv

Arkivbegrensning og kassasjon

Arkivering av prosjektarkiv

Avlevering

Utlån fra prosjektarkiv

INNLEDNING

Det er svært varierende praksis for fylkeskommunen/kommunene i Rogaland når det gjelder håndtering og arkivering av prosjektarkiv. Det har lenge eksistert et behov for å etablere felles rutiner som er tilpasset de reelle behovene hos brukerne. Det finnes ingen sentrale retningslinjer for arkivering av prosjekter.

I samarbeid med representanter fra tekniske avdelinger i Sola- og Sandnes kommune, samt enkelte private organisasjoner, har derfor IKA Rogaland utarbeidet retningslinjer, som har til målsetting å gi et sett med felles regler for registrering, oppretting og arkivering av prosjektarkiver.

Retningslinjene gjelder for prosjektarkiver på papir, som vil utgjøre hovedmassen av prosjektarkivene i årene fremover. Det er imidlertid slik at IT- baserte løsninger blir mer vanlige også innenfor dette området, og flere kommuner skal ta i bruk eller planlegger å ta i bruk slike systemer. Det vil derfor også være behov for å utarbeide rutiner for håndtering og arkivering av elektronisk lagrede prosjektarkiver.

Interkommunalt arkiv i Rogaland takker representantene fra tekniske avdelinger i Sola- og Sandnes kommune, EnFo og Fylkesbyggesjefen for verdifull faglig rådgivning ved utarbeidelse av retningslinjene.

1. FORMÅL

Formålet med disse retningslinjene er å etablere et felles regelverk for oppretting, registrering og arkivering av prosjektarkiver innenfor rammene gitt av gjeldende lover og retningslinjer.

2. VIRKEOMRÅDE

Disse retningslinjene gjelder i en prøveperiode for prosjektarkiver opprettet fra xx.xx.xx. Dette innebærer at prosjektarkiver fra og med dette tidspunkt kan registreres og ordnes i henhold til foreliggende retningslinjer. Dette er et valg som kommunen eller fylkeskommunen selv må ta, men vi ønsker selvsagt at så mange som mulig vil bruke retningslinjene.

3. DEFINISJONER

Sak

1. En sak omfatter de saksdokumenter, registreringer, påskrifter og liknende somoppstår og/eller inngår i handlingsforløpet.
2. I elektroniske journal- og arkivsystemer (Noark): En sak består av en eller flere journalposter med tilhørende dokumenter, som er knyttet sammen under en felles identitet (saksnummer).

Saksdokument

Etter offentlighetsloven er saksdokumenter dokumenter som er utferdiget av et forvaltningsorgan, og dokumenter som er kommet til eller lagt fram for et slikt organ. I arkivsammenheng brukes begrepet i hovedsak på samme måte, men litt avgrenset. For eksempel vil en møtebok være et saksdokument etter offentlighetslovens definisjon men ikke etter arkivlovens definisjon (arkivforskriften § 2-4)

Saksarkiv

Den delen av arkivet som består av saksdokumenter (med tilhørende registre). Denne delen av arkivet skal være ordnet etter godkjent arkivnøkkel.

Prosjektarkiv

I retningslinjene defineres et prosjektarkiv som et spesialarkiv. Et arkiv som er trukket ut av saksarkivet på grunn av sitt ensartede innhold eller/og spesielle ordningsmåte. Det som skiller prosjektarkivet fra andre spesialarkiv er varigheten. Dvs. at det har en definert begynnelse og slutt. Andre spesialarkiver er ofte kontinuerlige arkiver som aldri eller svært sjelden avsluttes.

4. OPPRETTING OG ORDNING AV PROSJEKTARKIV

Et prosjektarkiv må ha en unik identifikator, enten et prosjektnummer eller et unikt navn. Vi foretrekker prosjektnummer i tillegg til prosjektnavnet fordi en nummer identifikator er bedre å bruke som objektkode i et elektronisk sak-/arkivsystem.

Et prosjektarkiv varierer i størrelse, og det er størrelsen på prosjektet som avgjør hvorvidt en skal trekke det ut av saksarkivet. Uansett om prosjektarkivet blir beholdt i saksarkivet bør primær/sekundærkode feltet eller feltet for alternativ kode benyttes for å ivareta søk på prosjektarkiv nummer (se den systematiske inndelingen nedenfor).

Store prosjekter bør derimot skilles ut som eget prosjektarkiv i samråd med kommunens arkivansvarlig. Dersom et prosjekt skilles ut som eget arkiv, må dette komme klart fram i arkivserieplanen i arkivplanen.

Det er viktig å ikke blande kommunens rolle som kontrollorgan med prosjektarkivene. Dette kan føre til litt dobbelt arkivering, men vi har vurdert det slik at dette må tillates.

Ordning i et prosjektarkiv

Prosjektarkivet kan ordnes på følgende måte i fysisk arkiv, og i elektronisk arkiv (under objektserier i Noark system):

Prosjekt

• 0 Felles
• 00 Felles
• 01 Garantier
• 02 Sentrale sertifikater
• 03 Offentlige myndigheter(Kan under oppdeles : Kommunale myndigheter, Fylkeskommunale myndigheter, Statlige myndigheter, Arbeidstilsynet)
• 04 Juridiske spørsmål
• 05 Prosjektgruppen (Kan også under oppdeles etter hvordan prosjektgruppen ser ut)
• 06
• 07
• 08
• 09 Diverse

• 1 Planlegging, prosjektutredning
• 10 Felles
• 11 Grunnundersøkelser
• 12 Byggemelding
• 13 Forprosjekt / Skisseprosjekt
• 14 Tidsplaner
• 15 Kontrollplaner (Prosjektets kontrollplaner, dersom vedlegg se:Byggemelding /12)
• 16 Kvalitetsplaner
• 17 Funksjon og romprogram
• 18 HMS Planer
• 19 Diverse

• 2 Økonomi
• 20 Felles
• 21 Budsjett
• 22 Finansiering
• 23 Tilbud/Anbud
• 24 Endringsmeldinger
• 25 Økonomisk oversikt
• 26 Kontrakter / Avtaler (også utbyggingsavtaler)
• 27
• 28 Sluttregnskap
• 29 Diverse

• 3 Fagoppgaver (Dersom det behøves en videre under oppdeling er det muligheter for det under de enkelte punkt)
• 30 Felles
• 31 Elektrofag /Elkraft
• 32 Rådgivere VVS teknikk
• 33 Rådgivere Arkitektur
• 34 Byggetekniske fag
• 35 Utendørs og innendørs anlegg(Inventar og utstyr, kunstnerisk utsmykking og spesielle arbeider)
• 36 Grunnundersøkelser fagoppgaver
• 37 Kommunalteknisk anlegg
• 38 Tomteforhold
• 39 Diverse

• 4 Møter / referater /rapporter
• 40 Felles
• 41 Formannskap / kommunestyre
• 42 Plannemnd/Byggenemnd
• 43 Prosjektmøter
• 44 Prosjekteringsmøter
• 45 Byggemøter / Byggherre møter
• 46 AMU
• 46
• 47
• 48 Sluttrapport / Ferdigattest
• 49 Diverse

• 5 Kart / Tegninger
• 50 Felles
• 51 Kart
• 52 Tegninger
• 53
• 54
• 55
• 56
• 57
• 58
• 59 Diverse

Ledige siffer kan benyttes etter eget behov.

Dette gjelder for store prosjekter som går over lengre tid. Prosjektarkivet kan oppbevares på forskjellige måter. For eksempel i arkivskap med hengemapper, arkivbokser eller i permer med skilleark. Når prosjektet er avsluttet og ikke lenger er en del av den daglige saksbehandlingen bør prosjektarkivet legges i mapper i arkivbokser, avskrives og arkiveres. Avsluttet prosjektarkiv periodiseres og settes bort samtidig med saksarkivet.

Små prosjekter kan like godt arkiveres som saker etter K-kode nøkkelen og oppbevares i saksarkivet.

5. ARKIVBEGRENSNING OG KASSASJON

Arkivbegrensning betyr å holde utenfor eller fjerne fra arkivet dokumenter som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon , jf. Arkivforskriften §3-19.

Kassasjon betyr at arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller/og hatt verdi som dokumentasjon, blir tatt ut av arkivet og tilintetgjort, jf Arkivforskriften § 3-21.

Arkivbegrensning

Det anbefales at arkivbegrensning innarbeides som en del av det daglige arbeidet for å unngå skippertak ved bortsetting eller avlevering.

Materiale som kan arkivbegrenses i tekniske prosjektarkiver:

Se ellers Arkivforskriften § 3-19 og Arkivhåndboken for offentlig forvaltning for mer utfyllende retningslinjer for arkivbegrensning.

Bevaring og kassasjon

Offentlig arkivmateriale kan ikke kasseres uten at det skjer i samsvar med bestemmelser i forskrift, eller etter særskilt samtykke fra Riksarkivaren (Arkivloven § 9). Bevaring blir et stadig mer sentralt begrep innen arkivverdenen og dette gjenspeiles i lovverket. Bevaring defineres som : Arkivmateriale oppbevares for framtiden og avleveres til arkivdepot. Materiale som kommer inn under bestemmelser om bevaring, kan ikke kasseres (§ 3-20, arkivforskriften).

Det kan knyttes tidsgrenser til bestemmelser om kassasjon og bevaring. Materiale fra prosjektarkiver som må bevares i henhold til forskriften:

1. Materiale eldre enn 1950
2. Møtebøker, forhandlingsprotokoller, referatprotokoller, møtereferat og eventuelle vedleggserier til disse.
3. Kopibøker, kopier av utgående dokumenter
4. Journaler, medregnet journaldatabaser.
5. Arkivnøkler, eller andre hjelpemiddel for å finne fram i prosjektarkivet, for eksempel disse retningslinjene.
6. Kart, unntatt trykte kart uten påtegnelser
7. Tegninger og fotografier som har inngått som en del av prosjektet
8. Grunnlagsmateriale , innstillinger, protokoller/referat og endelige vedtak fra styrer, råd, nemder og utvalg.

Bevaringsreglene for teknisk dokumentasjon er ikke komplett, men det finnes en del retningslinjer. Det en må være oppmerksom på er at det arbeides med nye prinsipper for bevaring, som ventes å være ferdige innen 1 til 2 år.

Dette er ikke et påbud om å kassere etter de gitte antall år, men mer en pekepinn på når en kan begynne å kassere materialet. I mellomtiden gjelder følgende:

For en mer detaljert beskrivelse av for eksempel havner, samferdsel, renovasjon med mer. Viser vi til: Retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale- og fylkeskommunale arkiv fra Riksarkivet.

6. ARKIVERING AV PROSJEKTARKIV

Arkivering

Prosjektarkiv av en viss størrelse skal i henhold til denne retningslinjer arkiveres for seg, d.v.s. ikke sammen med saksarkivet. Noen kommuner velger å skille ut alle prosjekter som egne arkivserier.

Prosjektarkiv arkiveres i låsbare hylleskap eller i låsbart arkivrom etter prosjektnummer eller alfabetisk etter prosjektets benevnelse.

Aktivt arkiv

I aktivt arkiv skal det bare oppbevares saker som er under behandling (ikke avsluttede prosjekter) eller som er i bruk knyttet til saksbehandlingen.

Bortsetting

Ordningen i bortsettingsarkivet skal følge samme system som ble benyttet da prosjektarkivet befant seg i aktivt arkiv.

Adgang til bortsettingsarkivet skal til enhver tid skje i henhold til Arkivloven og Riksarkivarens retningslinjer.

7. AVLEVERING

Arkiv som ikke lengre er i bruk for administrativt formål (eldre arkiv) , og arkiv etter organ som er nedlagt eller har avsluttet sin virksomhet (avsluttet arkiv), skal avleverestil godkjent arkivdepot (§ 5-1, Arkivforskriften). Arkivforskriften pålegger alle kommuner og fylkeskommuner å ha en ordning med arkivdepot Avlevering av prosjektarkiver må tidligst skje tre år etter prosjektets avslutning. Dette er for at garantitiden på 3 år skal være over. Ellers gjelder de avleveringsreglene som er gitt i henhold til Arkivforskriften, der det står at materialet skal avleveres når det er ca. 25-30 år gammelt.Arkivforskriften åpner imidlertid opp for tidligere avlevering dersom det kommunale organet er bedre tjent med det, og at de grunnleggende krav som stilles blir ivaretatt.

Elektronisk materiale står i en særstilling pga. faren for forelding av mediene de er lagret på. Samtidig så sier hovedregelen 25-30 år for alt materiale, men også unntakene gjelder for alle typer materiale. For å redusere sårbarheten har arkivforskriften fastsatt at en kopi av det elektronisk materiale skal finne sted straks etter avslutning av systemet. Den deponerte elektroniske kopien er å regne som en sikkerhetskopi inntil avlevering skjer. Dette kan foregå på følgende to måter; kopien "oppgraderes" til avlevert materiale eller en ny avlevering finner sted og kopien slettes.

Det beste ville vært om ansvaret for avsluttede elektroniske arkiver ble overført til depotinstitusjon umiddelbart etter at system er tatt ut av aktiv bruk. Arkivforskriften åpner for dette, men det er mange spørsmål mellom organet og depot som må avklares før en slik mulighet kan benyttes.

Det stilles krav til materialet som skal avleveres. Det skal være listeført og ordnet før avlevering skjer(jf. Arkivforskriften § 5-4).

Materialet skal ordnes etter opphav (proveniens). Dette innebærer at arkiver fra forskjellige arkivskapende enheter skal holdes adskilt, og at den opprinnelige orden og indre sammenheng skal ,så langt det er mulig, beholdes.

Det skal være foretatt arkivbegrensning og kassasjon på materialet (jf. §§ 3-18 - 3-21).

De enkelte arkivstykkene (esker, pakker, protokoller, filruller, elektroniske lagringsmedium med mer ) skal ha etikett med opplysninger om :

• navnet på arkivskaper
• nummer på arkivstykket
• innhold (vanligvis kode/tekst fra arkivnøkkelen)
• tidsrom materialet omfatter.

Ved avlevering skal en fullstendig liste over materialet følge med (avleveringsliste). Det skal opplyses om hvilke arkivstykker som blir avlevert, og innholdet i disse. Dersom materialet har vært ordnet etter en arkivnøkkel, så skal denne også følge med. Materiale på elektronisk medium skal være dokumentert på en slik måte at informasjonen kan brukes (dokumentasjonkravene er beskrevet i §§ 2-6 og 2-14).

8. UTLÅN FRA PROSJEKTARKIVET

Ingen mapper eller bokser må fjernes fra sin plass i arkivet uten at det blir registrert enten på utlånskort eller/og i sak-/arkivsystemet.

Prosjektarkivet skal ikke lånes ut til andre kommuner eller til institusjoner/organisasjoner utenfor kommunen.